Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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28 ALICIA CASAS DE BARRÁN El Contenido tiene que ver con el tema o asunto de que trata el documento. Como tiene relación con el objeto de creación del mismo puede ser muy variado. Caracteres externos Caracteres internos Clase: Entidad Productora: Documentos textuales autor Documentos gráficos Documentos audiovisuales Origen Funcional Documentos sonoros Documentos informáticos Fecha y Lugar Tipo Contenido Formato Forma: Original Copia Cantidad 6. Documentos públicos y privados Los documentos son creados por toda clase de personas físicas, personas jurídicas, e instituciones. Individuos, familias, empresas, asociaciones y grupos, partidos políticos y gobiernos, todos ellos crean documentos y los usan a diario. Los documentos creados por organizaciones del gobierno o por otras instituciones en el sector público son designados como documentos públicos; su gestión es –o debería ser– gobernada por la legislación, la cual determina cómo se administrarán durante su vida. Los documentos públicos son los creados, recibidos y mantenidos por cualquier organismo del gobierno en el cumplimiento de sus funciones. Los documentos privados son los creados, recibidos y mantenidos por organismos, instituciones, organizaciones, familias o individuos no gubernamentales y pueden estar relacionados con asuntos privados o públicos.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA Es una responsabilidad primordial del gobierno cuidar de sus propios documentos públicos, y aquellos privados que se le confíen, particularmente cuando esos documentos se necesitan para la administración de los servicios gubernamentales. Sin embargo, ocurre a menudo que los depósitos archivísticos centrales, como los archivos nacionales, provinciales o estatales o los archivos universitarios, a veces adquieren y preservan documentos privados para el uso público. Al adquirir documentos creados privadamente puede ser necesario considerar cuestiones de confidencialidad o de la esfera privada. En general, si el repositorio posee sólo documentos gubernamentales como si obran en él materiales privados deberá apegarse a principios de acceso y a los códigos de ética indicados en la legislación o en las directrices profesionales. 7. Valores de los documentos Muchos documentos son mantenidos por la organización sólo un tiempo corto, para proporcionar pruebas o información de la actividad que fue objeto de su creación. Otros documentos tienen un valor más duradero, como prueba o información de las acciones o las funciones de un organismo en el transcurso del tiempo. El valor primario de los documentos refiere a la actividad y al fin por el que fueron creados y deriva de su capacidad de testimoniarla. Puede ser: valor administrativo, fiscal, o valor jurídico-legal. Desde su nacimiento, los documentos al espejar la actividad que los produce son prueba o testimonio de ella. “Antes de mais nada, é preciso lembrar que o documento de arquivo tem como traço característico o fato de ser produzido de forma natural e rotineira, por imperativos de ordem prática, sem qualquer intençao de se transformar em fonte para a história. No âmbito do funcionamento de uma instituição, com efeito, não resulta de un gesto especial de atribuição de sentido, como ocorre com os documentos de museu; ao contrário, tem caráter evidencial congênito, isto é, nasce para servir de instrumento ou prova de determinadas ações e é alheio a um eventual uso secundário que dele se possa fazer.” 16 Concomitantemente con el valor primario, los documentos poseen un valor secundario, que emerge transcurrido el plazo de tiempo en el que se diluye el valor primario. Este valor secundario está vinculado a la informa- 16. A. M. de Almeida Camargo : “Sobre o valor histórico dos documentos”. Mimeo. 29
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