Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
3. Funciones
Según una antigua definición, los archivos son instrumentos de la administración
y de la historia. Al reflejar las actividades de la administración
son indispensables para la continuidad de las mismas, sirviendo a la
vez de antecedentes de futuras transacciones. Posteriormente y de acuerdo
con el valor de información que puedan tener se transforman en fuentes
de investigación para la historia en cualesquiera de las facetas que hoy
esta ciencia desarrolla, las ciencias sociales, jurídicas, etc.
Las funciones que tradicionalmente se han señalado como propias de
los archivos son:
Recoger
Conservar
Servir
los documentos. Cada una de estas funciones involucran una multiplicidad
de actividades y tareas, que conceptualmente han variado con el paso
del tiempo y que el personal a cargo de los documentos tiene que realizar.
Más adelante cuando se trate de la formación de los archivos se desarrollará
este tema.
La colecta de los documentos debería comenzar en las oficinas donde
se producen los documentos, tarea realizada mediante la organización de
los mismos en los llamados archivos de oficina o de gestión, a fin de cooperar
con la eficiencia administrativa posibilitando la toma de decisiones
oportuna y facilitando los traslados documentales al archivo administrativo.
La conservación implica la aplicación de procedimientos y técnicas a
los documentos con el fin de que éstos estén en condiciones de preservación
que eviten su deterioro, y en el caso de que este se haya producido, su
restauración.
El servicio conlleva la aplicación de técnicas archivísticas sobre los
documentos con el fin de hacer posible la recuperación de la información
que contienen.
4. Proceso de formación de los archivos
Como hemos visto, los archivos están constituidos por conjuntos documentales.
Hay archivos cuyos fondos provienen de la entidad a la que pertenecen,
Archivo del Ministerio de las Artes, por ejemplo; y hay los que
conservan los archivos y colecciones facticias de varias instituciones, por
ejemplo el Archivo Nacional. Aquí los términos archivo y fondo se identifican.
El origen, en ambos casos, está en la entidad donde se crean los documentos.
Éstos se irán acumulando siguiendo los trámites que el procedi-
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