Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

50 ALICIA CASAS DE BARRÁN
También es necesario señalar que uno de los cambios más importantes
que últimamente se ha producido es la introducción de la automatización
en los organizaciones y la aparición consiguiente de mayor cantidad de
documentos electrónicos.
Finalmente, este capítulo hace hincapié en la necesidad de considerar
los documentos como un recurso estratégico y en la también necesaria
tarea de fortalecer la relación entre los archivistas, que tienen a su cargo
documentos administrativos y los que son responsables de documentos
históricos, en un todo unificado e integrado.
1. El mantenimiento de los documentos para la Rendición de Cuentas
El mantenimiento de sus documentos es una actividad fundamental de
la Administración pública. Sin documentos no puede haber estado de derecho
ni posibilidades de rendir cuentas. Los gobiernos necesitan información
para la toma de decisiones. Los funcionarios decisores deben tener
información para realizar su trabajo y los documentos representan una
fuente de información particular y crucial. Los documentos suministran
una fuente de prueba de decisiones y de acciones que es confiable y que
puede verificarse legalmente. Documentan el cumplimiento o incumplimiento
de leyes, ordenanzas y procedimientos.
En todo el mundo, existen países donde los sistemas de administración
de documentos no pueden resolver el volumen cada vez mayor de “papeles”
que no reciben atención. Esto ocurre particularmente en aquellos con
recursos financieros o administrativos limitados o que no pueden proporcionar
oportunidades de capacitación, ya que no educación y desarrollo
profesional en el área documental.
Así, los administradores encuentran que cada vez es más difícil recuperar
la información que necesitan para formular, aplicar y vigilar las políticas
y para administrar recursos financieros y humanos que son fundamentales.
Esta situación dificulta la capacidad de esos países de llevar a cabo programas
de reforma administrativa y económica que se propongan, para lograr
eficiencia y mejores servicios a los ciudadanos. Asimismo, la declinación
y, en algunos casos, el colapso total de los sistemas de mantenimiento
de documentos hace que sea prácticamente imposible determinar cumplimientos
o incumplimientos por acciones y responsabilizar a los autores.
La pérdida de control de los documentos tiene consecuencias para todos
los ciudadanos, especialmente los más pobres, que son los menos ca-