Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
VII. APOYO Y MANTENIMIENTO DE UN PROGRAMA DE
GESTIÓN DE DOCUMENTOS INTEGRADA (GEDI)
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El capítulo VII examina cómo apoyar y mantener un Programa de Gestión
de Documentos Integrada. Las medidas incluyen:
• Promoción de servicios de documentos en el gobierno y el público.
• Promoción de la capacitación y la educación en el personal que está
a cargo de los documentos.
• Desarrollo y expansión de las profesiones vinculadas a la Gestión
documental.
Un Programa GEDI sólo tendrá éxito si está bien mantenido y es estudiado
y revisado periódicamente. No basta con poseer nuevos sistemas o estructura
si se carece de planes para vigilarlos o mantenerlos. Es importante
igualmente establecer sistemas que fomentarán el trabajo de la Gestión
de Documentos y de su personal profesional con el fin de elevar el perfil del
organismo y de asegurar que reciba el apoyo necesario para seguir proporcionando
sus importantes servicios de administración documental.
1. Promoción de los Servicios de documentos
Como ya dijimos con anterioridad, una gestión de documentos eficiente
y que funcione es crítica para la administración del quehacer de una organización.
El buen mantenimiento de los documentos es aún más esencial
en el sector público dado que los documentos son pilares del estado de
Derecho y son cruciales para todos los aspectos de la administración en
un Estado moderno.
Los documentos bien administrados son esenciales para ayudar a los
gobiernos a funcionar con eficiencia, establecer y aplicar políticas, proporcionar
servicios públicos y establecer programas de reforma importantes.
Los documentos son críticos, además, para asegurar la Rendición de Cuentas
del gobierno; los documentos ofrecen la prueba que los administradores
superiores, los auditores y los ciudadanos interesados necesitan cuando
investigan el desempeño de una organización o un individuo. Y, por
último, los documentos que tienen un valor permanente –históricos– constituyen
la memoria colectiva nacional; son el eslabón esencial en la cadena
de la historia humana. Los documentos de cada generación contribuyen al
legado archivístico cada vez mayor y proporcionan una pista de pruebas en
el transcurso del tiempo.