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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Administración de los Recursos Humanos
Una mejor y más eficiente administración de los Recursos Humanos es
fundamental para la buena aplicación de las políticas de gobierno. Sin embargo,
en muchos países puede ser difícil encontrar expedientes de personal,
también llamados “legajos personales”, que contengan la información
exacta referida a los funcionarios y que los mismos estén completos.
Aunque los programas de reforma del sector público, a la orden hoy en
casi todos los países de Iberoamérica, incluyen, de manera característica,
una reducción importante del tamaño de los servicios públicos, los gobiernos
son incapaces de hallar la información básica para cumplir esa tarea,
por ejemplo, el número exacto de personal con que cuentan o los detalles
de sus grados y su ubicación.
Además, a medida que los gobiernos enfocan su atención en mejorar la
estructura de incentivos de la Administración pública, se vuelve más crítica
la necesidad de documentos exactos y completos. Por ejemplo, la administración
de Recursos Humanos relacionada con el desempeño –que tiene
por objeto recompensar al personal más competente con base en su observancia
laboral y penalizar a quienes tienen un desempeño insatisfactorio–
depende de la información sobre el desempeño actual y pasado de los empleados.
Cuando los documentos pertinentes no son hallados es imposible
tener acceso a esta información.
Administración Financiera
El buen mantenimiento de los documentos es esencial para una administración
transparente y responsable. Sin documentos precisos sobre los
gastos reales, el proceso de elaboración de presupuestos puede llegar a
carecer casi de sentido.
El mantenimiento deficiente de los documentos afecta a toda la función
contable con el resultado de que la información y la auditoría pueden ser
prácticamente imposibles. Como resultado, los casos de corrupción y de
fraude pueden ser muy difíciles de descubrir. La producción cada vez más
desarrollada de documentos financieros en soportes electrónicos agrava el
problema que causa su mantenimiento deficiente.
La administración de la deuda también se ve afectada ya que es posible
que los documentos de préstamos se encuentren repartidos entre ministerios
diferentes o pueden estar incompletos. Los expedientes manejados
descuidadamente, con intención o sin ella, pueden aparejar deterioro con
pérdida de información.
Prácticamente todas las orientaciones para mejorar la Administración
Financiera se basan en un uso más eficiente de la información, pero estos
enfoques no pueden ser fructíferos cuando los documentos financieros
están mal gestionados.
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