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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Documento, de acuerdo con el Diccionario de la lengua española, procede
del latín documentum, y es “Diploma, carta, relación u otro escrito
que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”; y en
otra acepción, “Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles
de ser empleados como tales para probar algo”.
La definición que antecede apunta a los tres elementos que forman parte
de los documentos archivísticos: soporte, medio e información.
De manera general y muy amplia podría decirse que documento es la
manifestación de una actividad humana fijada a un soporte que asiste para
informar acerca de esa actividad y está constituido por varios elementos:
• Soporte que es la parte física o material del mismo, que ha ido cambiando
a través del tiempo. Los más antiguos conocidos son las placas de
arcilla, el papiro, el pergamino, la vitela, el papel, las cintas y, los más modernos,
hoy día, discos ópticos y otros soportes electrónicos.
• Información, el mensaje o noticia que el documento contiene que puede
estar dispuesta de manera similar o no según la tipología documental.
• Medio o forma en que se registra la información en el soporte.
A estos elementos deberá sumársele la razón de la creación o generación
del documento para que adquiera la condición de archivístico. Si se
recurre a la bibliografía sobre el tema se verá que en la región existen ligeras
diferencias en la apreciación del término.
Un autor de la Escuela de Córdoba11 dice que “Documento de archivo
es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado
de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden,
probar algo o transmitir una información útil para el trámite”. 12
Esta definición suma a los elementos constitutivos del documento –
soporte, información, medio–, el surgimiento del mismo como producto de
una actividad administrativa omitiendo si es de institución o de persona
física. Finaliza enumerando taxativamente los fines que pueden perseguir
los diferentes documentos de archivo:
• Impartir una orden. Los documentos dispositivos ponen de manifiesto
la voluntad de la autoridad que producen efectos jurídicos. Ej. Leyes,
decretos, ordenanzas, reglamentos.
11. Escuela de Córdoba. Desde 1959, formando parte de la Escuela de Bibliotecarios y
Archiveros e independizada en 1961 la Escuela de Archiveros de la Universidad Nacional
de Córdoba (Argentina) ha sido un centro de irradiación de los estudios archivísticos en
Argentina primero y luego en Iberoamérica toda.
12. M. Vázquez: Introducción a la Archivología. Mercedes : ABA, 1994.
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