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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
1. El comienzo de la historia
I. EL ARCHIVO
La necesidad de la información es tan vital que aun antes de la invención
de la escritura en las sociedades prehistóricas, los ancianos y los
chamanes eran por lo general los depositarios de la “sabiduría”, que no era
otra cosa que información, en el sentido específico que cada cultura ha
atribuido a este término. Rastros de información registrada pueden verse
aún hoy en las pinturas rupestres y en las tablillas de arcilla con escritura
cuneiforme, en las que los sumerios dejaran estampadas muestras de actividades
inherentes a su vida organizada.
La escritura, surgida de la necesidad del hombre de preservar y comunicar
sus actos, sentimientos o informaciones a sus semejantes, trajo aparejada
con el tiempo otra necesidad, la de conservar o guardar esos “registros”
con información pasible de volver a ser utilizada. Así lo reconocieron
las civilizaciones asentadas en la Mesopotamia y en el valle del Nilo las
cuales desde el cuarto milenio a.C. establecieron ciudades con organizaciones
donde la escritura iría a desempeñar un papel fundamental. Ubicados
en templos y palacios se han encontrado vestigios de los que habrían
sido los primeros archivos donde se han conservado documentos con informaciones
contables y textos de diversa índole.
La mayoría de los documentos de la Antigüedad fueron hechos en soportes
perecederos, como las tablillas enceradas, hojas, papiro, etc., y se
han perdido, razón por la que pocos archivos griegos, por ejemplo, conocidos
por fuentes literarias e inscripciones epigráficas, han permanecido en
el tiempo. Aun así, han llegado hasta nosotros algunos pequeños fondos
escritos sobre piedra o tablillas de bronce. En Roma, en el Tabularium se
guardaban los documentos del Senado, las actas, los libros de hacienda,
informes de los senadores sobre las provincias y las sentencias. En bajorrelieves
de piedra del edificio del Senado en el Capitolio existen imágenes
que registran actividades archivísticas.
Durante la Edad media y la Edad moderna, cuando los registros documentales
se pasan del papiro al pergamino, primero, y luego al papel, se
conformarán los archivos más ricos de Europa, que hasta hoy permanecen.
En China han subsistido placas de huesos con escritura muy antigua
que se remontaría al siglo XV a.C. y conjuntos de placas de madera de la
dinastía de los Ts’sin y los Han siglo II a.C. La extensión del Imperio de los
Han hacia el oeste favoreció las relaciones entre China y el Imperio Romano,
así como el contacto con los mundos indio e iranio. En esta época los
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