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132 ALICIA CASAS DE BARRÁN Recepción de los fondos El ingreso de los fondos se conoce como recepción o entrada de fondos. Una recepción o entrada de fondos es cualquier consignación o conjunto de documentos que son transferidos al Archivo en cualquier ocasión particular. Todas las transferencias de materiales al Archivo deben ser registradas. Esto se efectúa llenando el formulario de remisión también llamado hoja de remisión. En la página siguiente se muestra un ejemplo de Formulario de Remisión.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA Número de Entrada: Formulario de Entrada en el Archivo Ministerio/Depositante que hace la transferencia: ¿Es una transferencia de un Archivo de Concentración? Si No Fechas que abarca: ¿Se añadirán más piezas a esta serie? Si No Cantidad (número de piezas o de cajas): Típo físico (expedientes, volúmenes, etc.) Condición física (señalar algún problema): ¿Tienen estos documentos alguna restricción de tiempo? (Especifique cualesquier piezas que se abrirán antes o después) Más información (señale cualesquier piezas que falten o estén retenidas, o que contienen materiales especiales como fotografías, mapas, monedas, etc. Señale aquí cualesquier condiciones especiales de transferencia pertinentes a los documentos de fuentes no gubernamentales) Propuesto para transferencia al Archivo por: Nombre: Cargo (de representante de ministerio/depositante/archivo intermedio): Fecha: Aceptado para transferencia al Archivo por: Nombre: Cargo: Firma: Fecha: Muestra de Formulario de Entrada 133
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