Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
2. ¿Por qué el cuidado de los documentos
fue descuidado en el pasado?
Los documentos y su administración han sido una esfera descuidada en
la reforma del Sector Público, pese al hecho de que muchos dirigentes públicos
y muchos asesores del sector estatal tienen una experiencia directa
del problema que representa el colapso de los sistemas de mantenimiento
de documentos.
Los documentos son tan fundamentales para el concepto de una sociedad
democrática que los gobiernos y las diferentes organizaciones han tendido
a suponer que podrían sustentar mecanismos constitucionales y proporcionar
una memoria institucional. El deterioro del mantenimiento de
documentos ha sido tan gradual que ha pasado inadvertido.
Existe una creencia difundida en que el problema es tan generalizado,
está tan profundamente arraigado y es tan ingrato que es poco lo que se
puede hacer para mejorar la situación. Esta creencia y otros supuestos
falsos sobre el alcance del problema y de sus causas son, por sí solos,
obstáculos para una aplicación eficaz de soluciones sostenibles. En las
figuras de las páginas siguientes se describen algunos de los supuestos y
realidades principales sobre el cuidado de los documentos.
El hecho es que los gobiernos, actualmente, ya no pueden justificar las
acciones con poca o ninguna referencia al desempeño pasado o a las metas
futuras. Tampoco pueden justificar, fácilmente, servicios paralelos o duplicados
cuando pueden combinarlos y reducir los costos.
El servicio al cliente, el buen desempeño de las tareas y los resultados
mensurables son cada vez más importantes. Esto es válido no sólo en el
Sector Público; el Sector Privado también se preocupa por aumentar la
productividad y reducir los costos. La gestión eficiente de los documentos
es crítica para la Rendición de Cuentas, la eficiencia y la eficacia tanto de
los gobiernos como de las empresas privadas.
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