Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

38 ALICIA CASAS DE BARRÁN
La fase Administrativa lleva esa denominación porque comprende todo
el tiempo en que el documento actúa e interesa a quien lo creó, ya sea una
institución o un individuo. Se distinguen en esta fase dos momentos: de
Vigencia y de Plazo Precaucional de conservación.
El momento de Vigencia se extiende por el tiempo en que el documento
actúa en cumplimiento de lo que expresa su texto, puede obligar, testimoniar
o informar de acuerdo a éste. En la Vigencia atiende directamente el
motivo por el que el documento es creado. Se inicia con la firma de autoridad
competente, que cierra el trámite dictando un acto que dispone, testimonia
o informa. Existen documentos, como las leyes por ejemplo, que
exigen ser promulgadas para que comience la Vigencia.
El Plazo Precaucional de conservación es el tiempo que se mantiene el
documento atendiendo a los objetivos de responder a posibles reclamos
administrativos y jurídicos sobre algún aspecto impugnable del cumplimiento,
de lo expresado en él, durante la Vigencia. Otro objetivo es el de
servir de antecedente directo de otro documento o soporte jurídico a un
documento que lo requiera. Por ejemplo: los legajos personales sirven de
antecedentes directos para la jubilación. En la fase administrativa los documentos
son conservados en los archivos centrales de las instituciones,
también llamados archivos administrativos, y en algunos países iberoamericanos,
como Perú, existen archivos intermedios para los documentos en
Plazo Precaucional. 21
La fase Histórica es la que abarca desde el momento en que, luego de
evaluado el documento, se dictamina su conservación permanente y su
pasaje al archivo histórico.
La bibliografía procedente de los países de tradición sajona, en este caso
inglesa, establece también tres fases basadas en el “uso” de los documentos.
En la fase activa los documentos son usados regularmente en la realización
de asuntos corrientes y son mantenidos en su lugar de origen o en el
estante de expedientes de una oficina de documentos asociada o registro.
Los documentos de trámite son documentos usados
regularmente para la realización de asuntos corrientes
de una institución o de un individuo. Estos
documentos son llamados activos o corrientes.
21. Instituto Nacional de Estadística e Informática: Censo Nacional de Archivos, 1997 ; Perú:
panorama de los archivos en el país. Lima : INEI, 1999.