Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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16 ALICIA CASAS DE BARRÁN miento administrativo establece hasta el cumplimiento del fin para el que fueron creados pasando a integrar el archivo. También la entidad productora recibe documentos que una vez cumplidos los pasos requeridos para su tramitación irán al archivo. Cuando se estudien los documentos se verá que ellos atraviesan diversas etapas que están establecidas en el principio de Ciclo Vital y que los vinculan a los diferentes tipos de archivo que se pueden encontrar en las instituciones. Éstas, cualesquiera sean los fines para los que fueron instituidas, sólo podrán funcionar adecuadamente si los documentos que testimonian e informan sobre su accionar están debidamente organizados. 5. Clasificación de archivos La clasificación de los archivos puede hacerse de acuerdo a múltiples variables, como puede apreciarse en la abundante bibliografía que trata este tema. En líneas generales, tomando en cuenta la entidad productora del o los fondos que los conforman, hablamos de archivos públicos y archivos privados. Los primeros, son aquellos cuya dependencia o constitución es de derecho público y su pertenencia a organismos del Estado; no significa esto que en ellos no podamos encontrar archivos o colecciones de documentos privados. En el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN de Argentina, la colección del Dr. T. Sánchez de Bustamante es un ejemplo de documentos privados en un archivo público. 8 Los archivos privados son aquellos cuyos fondos provienen de organizaciones no públicas, resultantes de actividades del ámbito privado, como pueden ser los archivos eclesiásticos, de asociaciones profesionales, etc. La legislación archivística brasileña, con relación a los archivos eclesiásticos, dispone que “os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigencia do Código Civil ficam identificados como de interesse público y social. 9 Considerando la edad y los valores de los documentos que los integran los archivos son : de gestión, centrales, intermedios e históricos. En los archivos de gestión, llamados también de oficina, se guardan aquellos documentos producidos en las unidades administrativas desde el momento que ingresan y durante el tiempo que dura su trámite. En general los documentos no permanecen allí más que el período que exige su trámite. El plazo de permanencia no será mayor a cinco años. 8. M. de Echazú Lezica. “Noticia e inventario del Archivo privado del Doctor T. Sánchez de Bustamante” en Revista del Archivo General de la Nación, Buenos Aires, 1973. 3. 9 . Lei Nª 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispoe sobre a política Nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providencias.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA Los archivos centrales son los que reciben los documentos que han cumplido el período anteriormente señalado y en los que obran decisiones de la administración o informaciones que es necesario mantener y que aun son motivo de consulta relativamente frecuente. Los archivos intermedios se ubican entre el archivo central y el archivo histórico. En los archivos intermedios los documentos procedentes de los archivos centrales serán evaluados para determinar cuales pasarán a los archivos históricos y cuales serán eliminados. En general son de escasa consulta. Los archivos históricos custodian documentos que han sido seleccionados para ser conservados de forma permanente y están destinados a la consulta de usuarios múltiples que no han tenido relación con su creación. 17
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