Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Será necesario precisar los costos minuciosamente antes que el Archivo
se comprometa con un proyecto importante. Los proyectos de extensión
pueden proporcionar publicidad e ingresos pero también pueden incurrir
en pérdidas financieras considerables.
Además de incluir los costos materiales, los cálculos incluirán el costo
del tiempo del personal. Las exhibiciones y publicaciones pueden absorber
una gran cantidad de tiempo y, a menos que el complemento de personal se
aumente, apartará al personal de sus obligaciones rutinarias. Será necesario
establecer el valor de cualquier proyecto considerando el efecto negativo
que podría tener en el funcionamiento normal de la Administración de
documentos y, también, las ventajas que se esperan.
Asimismo habrá que considerar las consecuencias de cualquier programa
de extensión. Cualquier gran programa de publicidad podría dar como
resultado un aumento notable del número de consultores o de consultas
por escrito. Este aumento estaría de acuerdo con la misión fundamental
del Servicio, pero si el Archivo es incapaz de satisfacer las demandas, el
efecto general puede ser adverso.
Fomento de la capacitación y la educación
en el personal de documentos
Al igual que todos los empleadores, la organización es responsable, según
los reglamentos del servicio civil o de las empresas, de la contratación
y la capacitación de los miembros del personal. Todas las personas nombradas
para puestos relacionados con el cuidado de los documentos, tanto
si tienen ya una preparación profesional, paraprofesional o especializada
como si no la tienen, deben ser capacitadas en las políticas y los procedimientos
específicos de la institución. Estos programas de capacitación
deben formar parte de la estrategia de administración general y contendrán
elementos para apoyar el desarrollo profesional o de la carrera.
La responsabilidad de los programas de capacitación interna incumbirá
a un miembro superior del personal que será designado a tal efecto. Un
elemento de capacitación formará parte de todos los programas adoptados
en la organización.
Todos los nuevos miembros del personal recibirán la información necesaria
sobre su nombramiento, sueldo, promoción, licencias, pensión, disciplina,
etc. También recibirán una capacitación en:
• Seguridad
• Manejo de los documentos
• Procedimientos y sistemas