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32 ALICIA CASAS DE BARRÁN de información internacionales y que la comunidad internacional reconoce, cada vez más, su necesidad de compartir información sobre la cultura y la herencia. 9. Principios del cuidado de los documentos Los documentos deben estar bien gestionados para asegurar su protección tanto para propósitos administrativos como para servir de prueba del trabajo de la organización. El proceso de cuidado de los documentos se llama gestión de documentos. La gestión de documentos es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran. El cuidado de los documentos se rige por principios archivísticos reconocidos como tales por la comunidad profesional. Estos principios son: (1) los documentos deben ser mantenidos juntos, de acuerdo con el organismo responsable de su creación o su acumulación, en el orden original establecido en el momento de su creación; (2) los documentos siguen un ciclo de vida; (3) el cuidado de los documentos debe seguir un continuo; y (4) los documentos pueden ser organizados según niveles jerárquicos para denotar la naturaleza de su creación. Estos principios se conocen como: • Principio de procedencia y orden original o Respect de fonds. • Principio de Ciclo Vital. • Principio del Continuo. • Principio de niveles de organización (clasificación y ordenación) y de descripción. Estos principios se irán considerando con más detalle más adelante y sólo se presentan aquí para que el estudiante se familiarice con estos conceptos.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA Principio de Respect de fonds Uno de los principios más antiguos del tratamiento y gestión de los documentos es el de Respect de fonds. Este término francés se traduce a menudo como Principio de respeto por los fondos, o según los países Respeto al origen y al orden natural o simplemente Principio de procedencia. Con anterioridad a su establecimiento, en 1841, los documentos, en los archivos europeos, eran agrupados por sistemas de clasificación “temáticos”, o por “materia o asunto”, siendo estas modalidades aceptadas universalmente. En algunos países iberoamericanos, aún hoy podemos encontrar Archivos Generales con documentos organizados temáticamente. 17 En Francia, y a raíz de la conformación de los grandes depósitos archivísticos luego de la Revolución Francesa, se percibió lo difícil, y en algunos casos lo imposible, que era conocer el origen de los documentos debido a la mezcla a que estaban sometidos. Natalis de Wally, quien era jefe de la Sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior, a través de unas “instrucciones” recomendó “reunir los documentos por fondos, es decir, reunir todos los títulos (todos los documentos) que provienen de un cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo y arreglar estos fondos con sujeción a un orden determinado”. 18 Desde Francia, este principio se fue paulatinamente extendiendo aunque ya en otros países había sido también aplicado. 19 El principio de Respect de fonds consiste en dos conceptos relacionados: el concepto de procedencia y el de orden original. La procedencia refiere a la oficina de origen de los documentos; y el orden original a la secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o guardados por esa oficina de origen. El Respect de fonds es el respeto por el creador de los documentos. La Procedencia se refiere a la oficina de origen de los documentos. El Orden original es la secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o guardados por la oficina de origen. 17. AGN: Inventario de los fondos documentales del Archivo General de la Nación . Montevideo : AGN, 1965. 18. M. Duchein: “El respeto de los fondos en archivística; principios teóricos y problemas prácticos”, en: La administración moderna de archivos y la gestión de documentos; el prontuario RAMP. París : Unesco, 1985. 19. Ver: Archivística General. Teoría y Práctica / Antonia Heredia Herrera. Sevilla : Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla, 1993. 33
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