Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

24 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Los documentos tienen autoridad
Los documentos proporcionan la prueba oficial de la actividad o la transacción
que documentan. Los documentos deben ser confiables y fidedignos.
La confiabilidad de un documento está vinculada con su creación.
¿Quién produjo o expidió el documento? ¿Con qué autoridad? ¿Puede probarse
esa autoridad?
Consideremos de nuevo el caso de las actas preliminares y finales. El
comité tiene autoridad para confirmar que las actas representan exactamente
los hechos de la reunión. Si alguna persona cambió las actas después
que el comité las aprobó, es posible que esa persona no tuviera autoridad
para hacer ese cambio; esas actas revisadas pueden ser prueba del
criterio que esa persona tuvo de la reunión, pero no son el documento
oficial de la misma, el autorizado por el comité.
Las firmas, membretes, sellos y timbres de oficina son indicadores evidentes
del carácter oficial de los documentos. Sin embargo, no todos los
documentos tienen sellos o timbres de oficina.
La guarda continua de los documentos también puede proteger su
confiabilidad. Si la versión oficial de las actas es archivada por el administrador
o el responsable de los documentos y, con ello, es protegida de cualquier
alteración, la versión no autorizada no formará parte del documento
oficial. La autoridad de la versión oficial permanecerá intacta.
Los documentos son singulares
Los documentos son singulares en el sentido de que, si son mantenidos
en su lugar apropiado, son un componente en una compilación o secuencia
de transacciones singulares. Los documentos no son trozos aislados
de información. Tienen significado porque fueron producidos durante una
transacción que los creó o los usó. Tienen una relación con otros documentos
con los que forman conjuntos orgánicos y que los hacen singulares.
Es posible que las actas no sean singulares en el sentido de que puede
haber diez copias repartidas a todos los miembros del comité. Pero las
actas son singulares en el contexto de esa organización porque la copia
oficial representa un hecho efectuado –la reunión– que sólo ocurrió con
esos miembros del comité en ese día y en ese lugar.
Las copias de un documento pueden ser singulares en otro contexto.
Por ejemplo, si un miembro del comité entrega su copia de las actas a un
colega, con una nota en la cubierta indicando que el formato usado para las
minutas puede ser de valor para la organización de ese colega, esas minutas
se convierten en un documento nuevo. Son parte de un conjunto separado
de transacciones entre ese miembro y su colega. Por esta razón, el