Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

134 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Los Formularios de Remisión deben ser tratados como documentos de
valor permanente y formar parte del fondo. Tan pronto como los materiales
lleguen al Archivo, el personal receptor dará los pasos siguientes:
• Colocará los documentos en una zona de guarda temporal segura.
• Verificará los materiales comparándolos con la documentación que
los acompaña con el fin de comprobar que el papeleo se refiere realmente a
estos materiales y que todas las piezas han sido incluidas.
• Si no existiera Formulario de Remisión, habrá que completar uno
dando información suficiente para identificar los materiales, y obtener la
firma de un representante de la entidad que los envía.
• Se examinarán los documentos por si tuvieran infecciones de insectos
o moho y se notificará al departamento de preservación si precisan un
tratamiento antes de entrar en contacto con otros fondos ingresados que
no están afectados.
• Se hará un asiento en el registro de entradas
• Se acusará recibo de la entrada, mediante devolución de una copia, o
duplicado, del Formulario de Remisión, firmado por personal competente
para que el organismo que hace la transferencia tenga un registro de lo que
ha sucedido con los materiales.
• Se procederá a una clasificación y ordenación preliminares y a un
listado de los documentos para proporcionar un control mínimo antes de
la clasificación y ordenación, y de la descripción formales.
• Se guardarán los documentos adecuadamente.
5. Clasificación y ordenación, y la descripción de los documentos
de conformidad con los principios y las prácticas archivísticos
La clasificación y ordenación, y la descripción, son dos prácticas integradas
que tienen el propósito de preparar los materiales archivísticos física
e intelectualmente para la investigación.
La clasificación y ordenación es todo el proceso de
análisis de la composición de conjuntos de materiales
archivísticos por el cual se comprende su origen, su
orden original y su uso; los materiales son colocados
en grupos y en un orden que preserva y denota esta
comprensión.