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116 ALICIA CASAS DE BARRÁN Proporcionará originales de todos los formularios, con ejemplos completos. Estará apoyado por programas de capacitación. Estará apoyado por asesoría o guía profesionales. • Un sistema de archivo debe ser automatizado fácilmente: Será capaz de alguna forma de automatización útil, independiente de que la automatización esté planeada para proceso de texto, indexación automatizada, administración de datos o un sistema de mantenimiento de documentos automatizado. Establecimiento y aplicación de sistemas de clasificación Una vez que los documentos creados por la organización han sido identificados y, de ser necesario reestructurados, el paso siguiente es colocarlos en grupos lógicos. Este proceso se denomina clasificación. La clasificación está basada en los niveles de clasificación y ordenación indicados en el capítulo I. La clasificación permite al administrador de documentos establecer sistemas para manejar los documentos y recuperar la información que contienen sin examinar cada pieza dentro de cada fondo. La clasificación es el proceso de asignar a los documentos categorías y grupos estableciendo jerarquías que muestren la estructura y las funciones de la organización a la que pertenecen. Un sistema de clasificación de documentos es un esquema lógico predeterminado para la ordenación intelectual y física, la guarda y la recuperación, de los mismos. Un archivo, en un sistema de computadora, es un conjunto organizado de documentos agrupados para su uso corriente o un conjunto lógico de datos (habitualmente dentro de una carpeta)
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA 117 La clasificación organiza los documentos en categorías, basadas en las funciones y actividades que los documentos representan, de suerte que las decisiones acerca de su ordenación, guarda, transferencia y disposición pueden hacerse con base en categorías amplias, no pieza a pieza documental. Los documentos “nacen” clasificados al ser producto de actividades llevadas a cabo en el contexto orgánico de la institución. El sistema de clasificación de los documentos de gobierno es el que se basa en las funciones o las actividades. Para representar cualquier sistema de clasificación se usa la codificación numérica o alfanumérica que reemplaza los títulos de las series. Más adelante se desarrollará ampliamente el tema Clasificación y Ordenación de los documentos. Esquema de Clasificación y Codificación: Expedientes administrativos ——————————————————————————————————— República Iberoamericana Ministerio de Agricultura: Series de Expedientes administrativos ——————————————————————————————————— 500 EDIFICIOS — REQUISITOS 505 EDIFICIOS — CARGOS Y FACTURAS 515 EDIFICIOS — INFORMES Y ESTADÍSTICAS 530 EDIFICIOS — ADQUISICIÓN 535 EDIFICIOS — REFORMAS Y REPARACIONES 540 CONSTRUCCIÓN 550 EDIFICIOS — DAÑOS 555 EDIFICIOS — DISPOSICIÓN 575.00 Políticas y Procedimientos 575.01 Reparaciones y renovaciones 575.02 Servicios de conserjería 575.03 Pintura 575.30 Informes de Inspección ——————————————————————————————————
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