Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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84 ALICIA CASAS DE BARRÁN Reestructuración de los Sistemas Existentes Estudio y revisión de la legislación y las políticas Estudio y revisión de las políticas y estructuras de la organización Determinación de las necesidades de recursos, con inclusión de instalaciones y dotación de personal Elaboración de planes estratégicos y empresariales para establecer un Programa de GeDI Elaboración de planes estratégicos y empresariales para establecer un Programa de GeDI Gestión de documentos corrientes Análisis, mantenimiento y, si es necesaria, reestructuración de los sistemas de documentos Establecimiento y aplicación de sistemas de clasificación y programas de documentos Evaluación de los documentos para determinar su valor continuo, basado en los programas Disposición de los documentos de concentración, archivísticos y obsoletos Protección física de los documentos Aplicación de medidas de seguridad Establecimiento y prueba de planes de reanudación del quehacer Vigilancia sistemática de todas las condiciones físicas Revaluación de las necesidades de conservación como sea necesaria Gestión de documentos de concentración Establecimiento y mantenimiento de las instalaciones del archivo de concentración Transfesrencia, guarda y recuperación de documentos según programas de documentos Disposición de documentos archivísticos u obsoletos Revaluación y revisión de sistemas y procedimientos según sea necesario Gestión de documentos Archivísticos Recepción de documentos archivísticos según programas de documentos Clasificación y ordenación, y descripción de documentos de acuerdo con principios y prácticas archivísticas Verificación de que los documentos están físicamente seguros Acceso público a los documentos Apoyo y Mantenimiento de un Programa GeDe Promoción de los servicios de documentos en el gobierno y en el público Fomento de la capacitación y la educación del personal de documentos y archivos Desarrollo y expansión de las profesiones de documentos y archivos Estudio y revisión sistemáticos de todas las estructuras, políticas, sistemas y procedimientos Volver a iniciar las actividades empezando por la “Reestructuración de os Sistemas Existentes” como se requiera Actividades principales en el establecimiento de un Programa de Administración de Documentos Integrada.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA El cuidado de los documentos especializados Más adelante se incluirá el tema de los documentos especializados siguientes: • Administración de los documentos de hospitales • Administración de los documentos financieros • Administración de los documentos de personal • Administración de los documentos legales. Aun cuando las cuestiones de administración específicas relacionadas con tales documentos requieren ser examinadas de manera independiente, es importante reconocer que se aplican los principios básicos de la gestión documental independientemente de los orígenes o el propósito de los documentos. 85
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