Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Sin embargo, si los sistemas de registro dejan de funcionar adecuadamente,
hay un peligro grave de que, a medida que los documentos se acumulan
en salas de guarda, armarios o corredores, se pierda la información
sobre el creador de los mismos y su orden original.
¿De qué orden original se puede hablar en aquellos casos en que grandes
masas documentales son amontonadas en depósitos que a medida que
se van colmando se vuelven a reacomodar con el ánimo de habilitar más
espacio?
Ésta es una de las razones por la que la gestión de los documentos es
tan importante para asegurar la preservación de una documentación valiosa
e identificable.
En la actualidad, las organizaciones están creando documentos electrónicos
y en papel en cantidades cada vez mayores; con frecuencia, los sistemas
de mantenimiento de documentos no administran este material tan
bien como sería deseable. Con el fin de asegurar los documentos y retener
su uso administrativo y su valor histórico, los responsables de los documentos
y los archivistas deben participar de manera activa en el proceso
mismo de creación del documento. Debe tenerse en cuenta que los
informáticos suelen no percibir con claridad aquellos elementos que hacen
que los documentos sean auténticos y confiables en el largo plazo de
conservación.
Aquellos archivistas que serán responsables del manejo de los documentos,
deben participar más en los procesos que llevan a la creación de
documentos y comprender mejor esos procesos. No basta con estudiar el
documento y su naturaleza así como sus características físicas. Los profesionales
de los documentos deben comprender las funciones, las actividades
y las prácticas de trabajo que son causa de que los documentos se
creen, se usen, y se mantengan.
Los archivistas deben estar involucrados desde el principio mismo de
los procedimientos administrativos. Por ejemplo, de nada serviría diseñar
un esquema de clasificación que no encaje con los procesos orgánicos y
funcionales que dieron lugar a que los documentos fueran clasificados. La
gestión de documentos debe interesarse en todos los procesos que se relacionan
con los documentos durante toda su existencia.
Se subraya aquí la importancia de participar en el proceso de mantenimiento
de los documentos desde el inicio, y no aguardar, vanamente en
muchas ocasiones, que los documentos lleguen al Archivo en un orden
significante. Los documentos siguen un ciclo de vida, que debe ser comprendido
por los profesionales y el tratamiento de los documentos debe
seguir un continuo de cuidado. Los principios de Ciclo Vital y del Continuo
serán examinados seguidamente.
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