Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
archivista. Cualquier persona responsable del cuidado de los documentos
en una fase particular de su ciclo de vida necesitará sin duda un conocimiento
y una pericia específicos. Sin embargo, se necesitarán los aportes
de otros que han sido o serán responsables de los documentos en otras
fases del Ciclo Vital. El gestor de documentos administrativos, de archivos
intermedios (o concentración), el archivista, seguirán desempeñando sus
propios deberes pero su labor se realizará en una estructura integrada, sin
demarcaciones rígidas que limiten el desarrollo y la colaboración profesionales.
Esta colaboración entre todos aquellos que trabajan o son responsables
de los documentos es más fructífera si la institución archivística puede ser
reestructurada de manera que sirva como una administración de documentos.
Como administración de documentos, la institución establecerá un
nuevo servicio de documentos para todo el gobierno, corporación u organización,
que incluirá al personal que trabaja en las unidades de trámite
(reguladoras de trámite u oficinas de administración documental), en los
archivos intermedios (concentración) y en los depósitos archivísticos (archivos).
Además, establecerá programas de capacitación para preparar al
personal en todos los niveles necesarios, con el fin de proporcionar servicios
de documentos eficientes durante todo el Ciclo Vital de los mismos.
Allí donde las actividades de gestión de documentos administrativos y
las actividades de gestión de documentos históricos no están integradas,
los funcionarios a cargo de los documentos se encuentran con que a menudo
duplican mutuamente su trabajo o, peor aún, deshacen o rehacen
tareas que hubieran podido ser completadas con más eficiencia si los documentos,
en fase administrativa e histórica, se hubieran considerado como
partes de un todo unificado.
Más adelante se examinará el concepto de Gestión de Documentos Integrada.
Niveles de Organización (Clasificación y Ordenación), y de Descripción
Otro principio fundamental que hay que comprender al tratar con los
documentos en todo su Ciclo Vital, es el concepto de los niveles de Clasificación
y Ordenación. Esta doble tarea es designada en español con el término
Organización, en inglés arrangement, en italiano ordinamento, en
francés classement.
La Organización y la Descripción son dos prácticas integradas que tienen
el propósito de preparar los documentos física e intelectualmente para
ser usados. Al clasificar y ordenar los materiales archivísticos, el depósito
archivístico debe seguir los principios, aceptados internacionalmente, de
Respect de fonds o principio de procedencia y el orden original de los do-
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