Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
La descripción es la creación de representaciones de
materiales archivísticos, en niveles de clasificación y
ordenación diferentes que permitan elaborar instrumentos
de información para facilitar el conocimiento
y consulta de los mismos.
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La clasificación y ordenación de documentos
El archivo tendrá que clasificar y ordenar los materiales archivísticos
que reciba sin organizar. Para clasificar y ordenar deberá seguir el principio,
aceptado internacionalmente, del Respect des fonds, el cual comprende
el respeto por la procedencia y el orden original de los documentos.
Al describir los fondos, la institución proporcionará información sobre
el contenido y el contexto de los documentos que lograrán los dos objetivos
siguientes:
• El control administrativo asegura que todas las series y las piezas son
tomadas en cuenta en el depósito y pueden ser encontradas y usadas.
• El control intelectual identifica para los usuarios cuáles son los materiales
que se guardan, qué temas tratan y cómo pueden ser encontrados.
Es posible que los materiales que recibe el Archivo General se encuentren
en buen orden o que sean una masa confusa de piezas individuales.
Normalmente, cuando las consignaciones de documentos son trasladadas
desde el Archivo Intermedio o de los archivos administrativos de organismos
que están en funcionamiento y que cuentan con personal capacitado,
los materiales ya están clasificados y ordenados en series que denotan el
orden y el uso originales. En otros casos, es posible que las piezas hayan
sido rescatadas de una guarda inadecuada o de fuentes privadas.
Tan pronto como sea posible después de haber recibido los materiales,
el depósito archivístico los colocará en un orden escogido, de acuerdo con
los principios universales de la clasificación y ordenación archivísticas.
Antes de decidir cualquier clasificación y ordenación de estos materiales
es esencial que los archivistas responsables investiguen con profundidad
los fondos y los organismos donde se originaron, lo cual incluye la
lectura de los antecedentes legislativos, administrativos e históricos.
Una vez que los orígenes de los fondos han sido revisados, los materiales
son clasificados en subfondos y series. Estos subfondos y series se
proponen (generalmente lo logran) denotar los sistemas usados cuando
los documentos fueron creados originalmente y mantenidos mientras es-