Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Suposiciones y realidades sobre el cuidado de los documentos
SUPOSICIÓN REALIDAD
Los dirigentes y funcionarios públicos
saben la información que necesitan.
La gente usa los documentos para
tomar decisiones.
Las computadoras no crean documentos
y aunque lo hagan, el personal
de tecnología de la información
puede manejarlas.
Con el tiempo no habrá necesidad
de documentos de papel porque
las oficinas estarán completamente
automatizadas.
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Es posible que los funcionarios
públicos conozcan hasta cierto punto
la información que necesitan,
pero que no sepan la variedad de información
que deberían tener. Como
resultado, es improbable que usen
o que conozcan toda la información
que deberían y podrían tener a su
disposición para su labor
Los sistemas de documentos en
los países en desarrollo son caóticos
o se han desmoronado. Es improbable
que los documentos necesarios
para apoyar decisiones estén
disponibles enseguida o estén completos,
actualizados y sean fáciles de
usar.
Las computadoras crean documentos
y tanto si están impresos
como si se mantienen en un medio
electrónico, la necesidad de administrar
su preservación a largo plazo y
su acceso no ha sido atendido por
los profesionales de la tecnología de
la información. Estas cuestiones incumben
a los profesionales de los
documentos.
La oficina totalmente automatizada
no existe ni siquiera en los países
industrializados. Además, las
computadoras son la causa principal
de la proliferación de papeleo en una
organización.