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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Elaboración y prueba de un plan de documentos vitales
Los documentos vitales son aquellos que serían necesarios para apoyar
la continuación de la administración ordenada de servicios gubernamentales
o empresariales en caso de una falla de cualquier clase.
Un plan de documentos vitales, que se conoce también con el nombre
de plan de administración de desastres, asegura la protección de esa clase
de documentos. Tanto para proteger los documentos activos como los inactivos
que están a su cuidado.
Las oficinas descentralizadas o regionales deben tener sus propios planes.
La elaboración de un plan de documentos vitales tiene dos fases, bien
sea en las oficinas o en el Archivo.
1. Identificación de los documentos. Esta fase puede ser llevada a cabo
mediante la utilización de un método de encuesta. Los documentos vitales
incluirán algunos que son plenamente de trámite, otros que se
reemplazan durante la administración diaria o periódica, y algunos que
son de largo plazo e históricos.
2. Toma de medidas para asegurar la protección de los documentos vitales.
Estas medidas pueden incluir el establecimiento de un sistema para
guardar copias en un lugar remoto. Este proceso puede entrañar el copiado
de los documentos de trámite durante la fase de uso corriente.
Los elementos esenciales que incluye un plan de documentos vitales
son los siguientes:
• Deberá estar coordinado centralmente, con un miembro del personal
o del equipo responsable de su establecimiento.
• Deberá estar aprobado por la autoridad directiva.
• Habrá fondos disponibles suficientes para proveer el equipo necesario
y asegurar que el personal sea pagado por el tiempo adicional trabajado,
bien sea en la realización de prácticas o en emergencias reales.
• El equipo y los suministros necesarios para resolver emergencias deberán
estar disponibles enseguida.
• Habrá procedimientos convenidos para tratar con cada categoría de
material y cada categoría de desastre.
• Habrá un programa de capacitación activa para todo el personal.
• Un plan del Archivo protegerá tanto los fondos permanentes como
sus propios documentos operativos.