Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

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140 ALICIA CASAS DE BARRÁN RESUMEN Este capítulo ha ofrecido un panorama de las actividades reales que en traña la gestión de los documentos siguiendo el principio de Ciclo Vital. Esta actividades incluyen: • Organización y control de los documentos de trámite; análisis y reestructuración de los sistemas de documentos; mantenimiento de sistemas de documentos; elaboración y ejecución de sistemas de clasificación; elaboración y ejecución de programas de disposición; valoración y disposición de los documentos. • Protección física de los documentos aplicación y mantenimiento de medidas de preservación, establecimiento y prueba de un plan de reanudación del quehacer para proteger los documentos vitales. • Gestión de los documentos en los Archivos intermedios establecimiento y mantenimiento de Archivos intermedios; transferencia, guarda y recuperación de documentos de acuerdo con programas de disposición; disposición de documentos de valor permanente u obsoletos. • Gestión de los documentos históricos; adquisición y recepción de documentos; clasificación y ordenación, y descripción de los documentos de acuerdo a principios prácticas archivísticos; acceso público a los archivos. El próximo capítulo tratará del apoyo y el mantenimiento de un programa de Gestión de Documentos Integrada (GeDI).
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA EJERCICIOS PARA EL ESTUDIANTE 141 1. Defina los términos siguientes: documentos de trámite diseño del proceso administrativo disposición retención valoración valor primario valor secundario valor administrativo valor fiscal valor legal valor probatorio valor informativo valor intrínseco preservación conservación clasificación y ordenación descripción 2. ¿Cuál es el propósito de la administración de archivos de trámite? 3. ¿En dónde se mantienen los documentos de trámite normalmente? 4. Explique cada uno de los cinco pasos que conlleva la organización y el control de los documentos de trámite. 5. Explique los requisitos principales de un sistema de archivo. 6. Explique el concepto y el propósito de la valoración y la disposición 7. ¿Cuáles cuatro medidas deben tomar los responsables de los documentos par lograr una valoración y una disposición venturosas? 8. ¿Por qué los documentos necesitan estar protegidos físicamente? 9. ¿Qué normas ambientales y físicas deben estar establecidas para proteger los documentos valiosos? 10. ¿Cuál es el concepto y el propósito de un plan de documentos vitales? 11. Describa las dos etapas en el establecimiento de un plan de documentos vitales. 12. Describa por lo menos cinco elementos esenciales de un plan de documentos vitales.
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