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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Como se ha visto, los documentos archivísticos tienen características y
cualidades que les son inherentes desde su nacimiento. El común denominador
que los define es su nacimiento como producto de determinada actividad,
de la que dan testimonio, creados por persona física o jurídica en el
marco de su competencia, y que forman conjuntos orgánicos.
4. La naturaleza de los documentos
Como ya fue dicho, es importante tener en cuenta que, si bien todos los
documentos transmiten información, no todas las fuentes de información
son necesariamente documentos. Por ejemplo, un libro publicado o una
base de datos suministrada externamente (en línea o fuera de línea) no
serán un documento aunque la información seleccionada de ellos y vuelta
a usar en un nuevo contexto pueda convertirse en un documento.
Los documentos derivan de acontecimientos reales; son una especie de
instantánea de una acción o hecho. Ofrecen una imagen ingenua, de algo
que ha sucedido, por esto decimos que los documentos espejan la transacción
por la que son creados. A partir de este reconocimiento se pueden
señalar algunas cualidades o características importantes de los documentos:
son estáticos en su forma; tienen autoridad; son singulares; y son
auténticos.
Los documentos son estáticos
Los documentos, durante el proceso de creación, pasan por una fase de
desarrollo y cambio.
Por ejemplo, las actas de una reunión se producirán en forma preliminar,
como borrador, y serán revisadas por los miembros del comité antes
de ser aprobadas. Una vez que este proceso de creación, o redacción preliminar,
ha terminado y que el documento se estima completo, puede ser
considerado como un documento. Con el fin de proporcionar una prueba,
el documento debe ser fijado ahora y no será susceptible de cambio. Si un
documento es cambiado o manipulado de alguna manera, ya no proporcionará
una prueba de la transacción que documentó originalmente. Si alguna
persona altera las actas de una reunión después que fueron aprobadas,
esas actas ya no podrán considerarse como un testimonio preciso de la
reunión.
Sin embargo, los borradores mismos, tales como las minutas preliminares,
en algunas circunstancias también pueden considerarse documentos
ya que es posible considerarlos como documentos completos en cierta fase
de su desarrollo, es decir, como actas preliminares.
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