Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

94 ALICIA CASAS DE BARRÁN
cuadas para la continuación o la reasignación de esta función. Asimismo,
la ley deberá confirmar la obligación de hacer ciertos depósitos estatutarios,
de materiales publicados o no, en el Archivo Nacional.
Si no hay una legislación que proteja la exportación de materiales que
constituyen el legado cultural de la nación, o si tal legislación no protege a
los documentos públicos y a otros documentos históricos, la ley sobre
documentos deberá incluir esa disposición.
Esta disposición podría incluir también la estructura básica sobre la
cual podría establecerse un registro nacional de archivos privados si el
Archivo Nacional no es el depósito principal para tales documentos.
La ley podría incluir también penas para la mutilación o la destrucción
deliberada de documentos públicos.
3. Estudio y revisión de las políticas nacionales
Una vez que las cuestiones legales y legislativas relativas al cuidado de
los documentos han sido consideradas, será necesario examinar las políticas
que son afectadas por la Gestión de Documentos o que afectan a ésta.
Las políticas son directrices básicas que ayudan al gobierno a determinar
el curso de acción general que el gobierno seguirá para asegurar que
las metas y los objetivos de un programa GeDI se alcancen.
Las políticas proporcionan directrices más detalladas que pueden ser
incluidas en la legislación, pero deben relacionarse directamente con las
directrices legislativas.
Las cuestiones que deben ser consideradas y las soluciones que se escojan
variarán naturalmente según el país y, dentro de los gobiernos nacionales,
según el organismo.
La naturaleza de las políticas establecidas dependerá del nivel y de la
naturaleza del uso de los documentos del gobierno y del grado en que éste
reconoce la información como un recurso estratégico. Asimismo, las políticas
se verán afectadas por la naturaleza de la información disponible y de
las tecnologías de las comunicaciones.
Las políticas deben permitir que la Gestión de Documentos haga lo siguiente:
• Establecer un programa para la coordinación de programas de gestión
de la información y de la tecnología de la información asegurando la compatibilidad
en el gobierno entre datos y documentos y las tecnologías usadas
para crearlos y administrarlos.
• Crear mecanismos para el cuidado de:
- la información