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42 ALICIA CASAS DE BARRÁN • Su evaluación con respecto a su valor en las diferentes fases del Ciclo Vital, registrado en un programa de disposición que se efectúa oportunamente mediante la acción de disposición apropiada. • Su mantenimiento y uso, tanto si se mantiene en la oficina creadora en un Archivo de Gestión (Oficina o Trámite), en un Archivo Central (Administrativo), Intermedio o Histórico y tanto si es usado por su creador o por un sucesor en funciones o por una tercera parte, como un investigador u otro usuario del público. Fase Activa Semiactiva Inactiva Operaciones (Documentos archivísticos) Análisis Análisis del Proceso Recibo en Archivo Acceso al Depósito Empresarial Central (Administrativo) o Intermedio Archivístico Creación Creación y recepción Mantenimiento de Clasificación y Clasificación y Ordenación, y Ordenación, y Documentación Descripción Control Clasificación Estudio [valor Documentación de archivación secundario] Evaluación Programa [valores Guarda segura en Preservación y primario y secun- Archivo Central Conservación dario] o Intermedio Mantenimiento Oficina / Estante de Acceso oficial Acceso público / y uso expediente Extensión Disposición Transferencia al Transferencia al Archivo Administra- Depósito Archivístitivo o Intermedio, o destrucción co, o destrucción Responsabi- Funcionario a Gestor de documen- Archivista lidad cargo Gestor de documentos, Archivista tos, Archivista El método del Continuo significa el fin de la demarcación tradicional entre las funciones del administrador de documentos administrativos y el
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA archivista. Cualquier persona responsable del cuidado de los documentos en una fase particular de su ciclo de vida necesitará sin duda un conocimiento y una pericia específicos. Sin embargo, se necesitarán los aportes de otros que han sido o serán responsables de los documentos en otras fases del Ciclo Vital. El gestor de documentos administrativos, de archivos intermedios (o concentración), el archivista, seguirán desempeñando sus propios deberes pero su labor se realizará en una estructura integrada, sin demarcaciones rígidas que limiten el desarrollo y la colaboración profesionales. Esta colaboración entre todos aquellos que trabajan o son responsables de los documentos es más fructífera si la institución archivística puede ser reestructurada de manera que sirva como una administración de documentos. Como administración de documentos, la institución establecerá un nuevo servicio de documentos para todo el gobierno, corporación u organización, que incluirá al personal que trabaja en las unidades de trámite (reguladoras de trámite u oficinas de administración documental), en los archivos intermedios (concentración) y en los depósitos archivísticos (archivos). Además, establecerá programas de capacitación para preparar al personal en todos los niveles necesarios, con el fin de proporcionar servicios de documentos eficientes durante todo el Ciclo Vital de los mismos. Allí donde las actividades de gestión de documentos administrativos y las actividades de gestión de documentos históricos no están integradas, los funcionarios a cargo de los documentos se encuentran con que a menudo duplican mutuamente su trabajo o, peor aún, deshacen o rehacen tareas que hubieran podido ser completadas con más eficiencia si los documentos, en fase administrativa e histórica, se hubieran considerado como partes de un todo unificado. Más adelante se examinará el concepto de Gestión de Documentos Integrada. Niveles de Organización (Clasificación y Ordenación), y de Descripción Otro principio fundamental que hay que comprender al tratar con los documentos en todo su Ciclo Vital, es el concepto de los niveles de Clasificación y Ordenación. Esta doble tarea es designada en español con el término Organización, en inglés arrangement, en italiano ordinamento, en francés classement. La Organización y la Descripción son dos prácticas integradas que tienen el propósito de preparar los documentos física e intelectualmente para ser usados. Al clasificar y ordenar los materiales archivísticos, el depósito archivístico debe seguir los principios, aceptados internacionalmente, de Respect de fonds o principio de procedencia y el orden original de los do- 43
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