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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Al satisfacer las necesidades legítimas de los investigadores, el personal
de información recordará siempre que la seguridad de los documentos
es su obligación principal y que los documentos son especialmente vulnerables
cuando están en la sala de consulta y son manejados por gente inexperta.
Por consiguiente, el personal debe estar preparado para hacer cumplir
las reglas de la sala de consulta aun cuando esto signifique negar el
acceso a ciertos documentos o corregir el comportamiento de los investigadores.
El cumplimiento estricto de las reglas y la protección de los documentos
mediante el manejo correcto de los mismos disuade a la gente del mal
uso que se les quiera dar e incluso de acciones delictivas potenciales. El
descuido en el cumplimiento de las reglas tiene el efecto contrario. Por
consiguiente, es importante que el director del Archivo tenga una política
estricta, clara, coherente y que pueda hacerse cumplir legalmente en todo
cuanto se refiere a la aplicación de las reglas.
La sala de consulta será un lugar controlado en el cual los materiales
archivísticos puedan ser entregados a los usuarios y en el que éstos puedan
consultarlos en una atmósfera que propicie el estudio. La práctica
archivística profesional en todo el mundo es que todos los usuarios se
identifiquen cuando asisten a la sala de consulta y que se lleve un registro
permanente de esa identidad y de los materiales consultados. Una práctica
difundida para sistematizar el proceso es la expedición de Carnés de Usuarios
y el registro de quiénes cuentan con dichos carnés.
El comportamiento del público en la zona de consulta está controlado
por un conjunto de reglas convenidas por las autoridades pertinentes, basadas
en el Reglamento del Archivo y claramente exhibidas y explicadas.
Las reglas están basadas en las facultades y las obligaciones del personal
(y de los usuarios), tal como han sido determinadas por la normativa actual.
La naturaleza y el alcance de la autoridad legal que las reglas poseen
deberán ser indicados al principio de las mismas.
Es esencial que los materiales archivísticos solicitados por los usuarios
sean rastreados durante el período en que no se encuentran en su lugar
permanente en el depósito. El procedimiento de rastreo hace posible controlar
esos materiales en todo momento cuando están fuera de su lugar,
facilita su devolución al lugar correcto y proporciona un registro de los
documentos que han sido consultados.
Es particularmente importante que los materiales archivísticos entregados
a los usuarios sean verificados cuando están nuevamente bajo el control
directo del personal del archivo y devueltos a su lugar exacto.
Muchas fuentes archivísticas se mantienen en forma de microfilme. Sin
embargo, puede haber circunstancias en las que el personal del archivo
juzgue preferible hacer ese trabajo.