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44 ALICIA CASAS DE BARRÁN cumentos. Al describir los documentos, el Archivo se propone proporcionar información sobre el contenido y el contexto de los documentos. La clasificación consiste en agrupar los documentos estableciendo clases siguiendo un orden jerárquico que proviene de los productores de los documentos. En realidad la clasificación está implícita en la producción documental. La comprensión de que los documentos son clasificados y ordenados y luego descritos de acuerdo con niveles es fundamental para las actividades de Clasificación y Ordenación, y Descripción. Estos niveles colocan a los documentos en categorías de acuerdo con la jerarquía, permitiendo que sean administrados como grupos y no como piezas individuales. Los diferentes niveles usados al clasificar y ordenar los documentos son los siguientes: Institución: este nivel, usado únicamente para la Descripción, se refiere a la institución que guarda los documentos que se describen, por ejemplo, el Archivo General de la Nación o el Archivo Corporativo. Fondo o Grupo: todos los archivos que derivan de una organización o individuo preciso, por ejemplo, el Ministerio de Educación o Facultad de Arquitectura. Subfondo o Subgrupo: aquellos documentos creados por una subdivisión administrativa o funcional de la organización organizadora que maneja su propio sistema separado del mantenimiento de documentos, como la administración de la Suprema Corte dentro del Ministerio de Justicia. (Éste es un nivel de Clasificación y Ordenación opcional.) Serie: conjuntos de documentos específicamente organizados que se mantienen y usan juntos como un sistema en el organismo creador, y de los cuales se han seleccionado los archivos, tales como correspondencia, expedientes de caso o legajos personales. Las series se relacionan directamente con funciones o actividades. Subserie: El grupo de documentos archivados juntos para facilitar su uso, como en un folder, un volumen o un registro. Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor para su uso corriente, bien durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie. Unidad documental simple: La unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe, una fotografía, una grabación sonora. 22 22. Las definiciones de expediente y unidad documental proceden de: ISAD (G) Norma internacional general de descripción archivística. Madrid : Ministerio de Educación Cultura y Deporte, 2000.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA Concepto de los niveles de Clasificación y Ordenación, y de Descripción Niveles Ejemplos gobierno Universidad Institución Archivo Nacional Archivo General Fondo o Grupo Ministerio de Educación Facultad Medicina Subfondo o Consejo de Educación Hospital de Clínicas Subgrupo primaria Serie Evaluaciones de Escuelas Servicio Externo Subserie Evaluaciones de Escuelas, Distrito A, 1967 Prestaciones 2001 Pieza Evaluación de Escuelas, Prestaciones, 25 de Distrito A, enero 1967 enero 2001 45
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