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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Archivo. El plan especificará cuáles materiales se abarcan e incluirá una
escala cronológica para estudiar y valorar este material.
Con frecuencia la legislación de archivos requiere que una institución
del gobierno, como el Archivo Nacional, busque y adquiera privadamente
materiales que se consideran de valor para la nación. Las consignaciones
de fuentes no gubernamentales suelen constituir fondos enteros aun cuando
un fondo particular puede ser recibido en más de una consignación.
El tratamiento de los archivos recibidos de entidades no gubernamentales
se rige por las disposiciones de la legación pertinente (o por la declaración
de misión de Servicio) y sus reglamentos conexos. El propósito de
esta legislación es asegurar que todos los documentos de valor para la
nación estén preservados junto con los fondos oficiales y que se les dote
de medios de información apropiados. Hay que recordar que los creadores
o propietarios originales de este material tienen también un interés en él y
no necesariamente deben renunciar a todos sus derechos legales sobre su
disposición y su uso. Estos creadores o propietarios originales deberán
ser consultados sobre la transferencia de este material al Archivo y el tratamiento
que recibirá posteriormente.
Aun cuando el fondo del organismo creador se identificará como parte
del proceso de gestión de los documentos, los documentos privados tendrán
que ser valorados por separado en lo que respecta a su valor y adecuación
como parte del legado documental de la nación. Incumbe al Archivo
Nacional establecer criterios para la valoración de estos materiales y determinar
si son adecuados para ser adquiridos.
Al adquirir materiales de fuentes externas hay dos fases adicionales en
el proceso de entrada de estos fondos:
• La identificación de la naturaleza y el paradero de los materiales.
• La preparación de los materiales para su transferencia fuera de la
custodia del creador.
Tanto si los fondos provienen de fuentes internas o externas, se reunirán
las condiciones siguientes para asegurar que los procesos de valoración
y de ingreso al Archivo se manejen con eficiencia.
• Tiene que haber una buena coordinación entre los Archivos centrales,
los Archivos intermedios y los Archivos históricos.
• Un profesional del Archivo histórico se mantendrá constantemente
informado de lo que está sucediendo.
• Con cada ingreso de fondos se hará un seguimiento documentado en
el que se registrará la correspondencia y las notas pertinentes sobre su
progreso.