Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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En los otros campos de la administración de la información, quienes
ejercen la profesión deben estar capacitados en esferas tales como
bibliotecología, ciencia de la computación y manejo de imágenes.
La calidad de cualquier sistema de administración de documentos está
directamente relacionada con la calidad del personal que lo maneja. Por lo
tanto, como dijimos con anterioridad, la labor de documentos debe verse
como una carrera meritoria para las personas que están bien educadas y
son inteligentes e industriosas y no como un puesto de últimos recursos
para las que no tienen preparación y son incompetentes y perezosas.
El jefe de cualquier Gestión de documentos es responsable de asegurar
que el personal de documentos en toda la organización esté adecuadamente
capacitado para la labor que se espera que realice. Asimismo, el jefe
debe asegurar que el personal reciba una instrucción adecuada en las tareas
que debe ejecutar y también normas, manuales y directrices apropiados
para ayudarlo en su labor. Los responsables de los documentos del
organismo también participarán en la selección y la capacitación del personal
de su departamento.
La labor de todos los componentes de la Gestión de Documentos se
facilita si hay una estructura de organización clara. La estructura deberá
estar alineada con el trabajo que debe realizarse y es el medio por el cual la
responsabilidad de los diversos deberes es delegada en miembros del personal.
Todo el trabajo relacionado con documentos debe estar sujeto a una
evaluación. Es esencial que la inversión realizada en ese trabajo sea recompensada
con un desempeño eficiente y con la disposición de un servicio
excelente. Los criterios para evaluar el desempeño se establecerán
mediante consulta en la fase de planeación.
Todos aquellos a cargo de los documentos así como los archivistas profesionales
deben tener un conjunto de deberes definidos claramente. Tendrán
oportunidades de contribuir a la administración cotidiana y a la
planeación estratégica del servicio. Esto se logra habitualmente celebrando
reuniones periódicas con todos los miembros profesionales y
paraprofesionales del personal. Estas reuniones serán formales, y se llevarán
actas de las decisiones tomadas. Esta estructura ayuda al organismo a
establecer procedimientos para la rendición de cuentas.
El recurso principal de cualquier Gestión de Documentos es su personal.
Por lo general, estas personas están bien motivadas y dispuestas. Para
que estos recursos se conviertan en logros es necesario contar con una
estructura de administración que asigne tareas claras a cada persona, con
responsabilidad y una participación en la elaboración de políticas; es necesario,
también, tener un programa de información y revisión que reconozca
el trabajo bien hecho y establezca programas atractivos y realistas para
el futuro.