Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Fase Pre-archivística
Fase Administrativa
Fase Histórica
Momento de Concepción-gestación
Momento de Trámite
Momento de Vigencia
Momento de Plazo Precaucional
La fase Pre-archivística lleva esa denominación porque normalmente
transcurre en la oficina y los “papeles” aquí comienzan a acumularse para
formar, en la mayoría de los casos, las piezas documentales múltiples.
El tratamiento que se les aplica es el que indica el trámite y su guarda es
en el archivo de Oficina, también denominado de Trámite o de Gestión. La
fase Pre-archivística comprende dos momentos: el momento de Concepción-gestación
del documento y el de Trámite.
Los documentos, ya sean formularios o los oficios que encabezan un
expediente, pasan por un momento en que son planificados en su
diagramación, en su utilización y procedimientos de trámite. La planificación
generalmente está en manos de los especialistas en Organización y
Métodos. Los pasos que el documento ha de seguir quedan determinados
en la Mesa de Entrada, o Reguladora de Trámites. Aquí es necesario señalar
que cuanto mayor sea la normalización y el estudio de optimización en la
producción documental, mejor y más económico será el servicio.
El momento de Trámite es aquel que tiene como objeto acumular los
datos y la información necesaria para la resolución del asunto que motiva
la creación del documento. El trámite comienza cuando alguien inicia una
acción administrativa, o judicial, y culmina cuando la autoridad competente
emite su decisión. La fecha de ingreso en la oficina y el posterior registro
quedan asentados también en el documento, quedando así asentado el
comienzo del trámite.
Este concepto de pre-archivo difiere del manifestado en la bibliografía
francesa, que usa este término con otra amplitud, así como la norteamericana.
37