Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
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Otro tipo de instrumento auxiliar de consulta es la lista, instrumento
éste que se concentra en describir el contenido de los documentos pertenecientes
a alguna serie. Las descripciones de fondos y series consisten
principalmente en historias administrativas y de custodia. Por lo general
las listas se concentran en describir el contenido de los documentos. Describen
solamente las unidades documentales o las piezas que pertenecen a
una serie.
La guía, el inventario y las listas ofrecen los instrumentos de consulta
básicos del Archivo. Mediante el uso de tales instrumentos la mayor parte
de los usuarios deberá poder identificar cuáles documentos necesita consultar.
Sin embargo, muchos lectores que llegan al Archivo por una consulta
específica no saben cuál serie puede contener la información que buscan.
Para orientar a estos usuarios, y para explotar plenamente los fondos del
Archivo, puede ser necesario elaborar un índice que señale los nombre,
lugares, fechas y temas que incluyen la guía y las listas.
Los servicios de archivos que tienen recursos limitados pueden juzgar
que el suministro de índices puede no tener gran prioridad. Sin embargo,
también pueden encontrarse con que los usuarios dependen del personal
para ayudarlos a identificar la información que precisan.
Un índice puede ahorrar tiempo al personal y permitir mayor acceso al
material. Un buen índice permitirá a los usuarios realizar consultas rápidas
y precisas, con lo cual se ahorrará tiempo a todos. Con las tecnologías
de computadora, la indexación puede convertirse en una parte automática
del proceso de descripción. Sin embargo, la elaboración de un índice completo
para el sistema de instrumentos de consulta es una labor considerable,
independientemente de la tecnología disponible, y deberá emprenderse
como parte de una estrategia descriptiva bien planeada.
Elaboración de normas y directrices.
Cualquier trabajo de descripción o de indexación requiere un control
estricto, pues, de otro modo, su utilidad será reducida en gran medida por
sus incongruencias. Las reglas y las normas se cumplirán siempre. La elaboración
de un conjunto de expedientes de autoridad, que usarán todos lo
que tengan que ver con la descripción o la indexación, asegurará el mantenimiento
de las normas.
Las descripciones archivísticas seguirán las normas nacionales e internacionales.
Una norma internacional principal es la General International
Standard Archival Description, o Norma Internacional General de Descripción
Archivística, (ISAD (G), publicada por el International Council on Archives,
en 1993, adoptada por el Comité de Normas de Descripción en