Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Como resultados de esta dependencia, deben ser gestionados en un medio
automatizado. Dada la rápida obsolescencia el hardware y el software de
las computadoras y la degradación de los medios de guarda, los mecanismos
para la gestión de los documentos electrónicos requieren un nivel de
complejidad más elevado del que se necesita para administrar documentos
de papel.
Por ejemplo, algunos países han optado por usar cinta sonora digital
para guardar los documentos electrónicos. Sin embargo, se considera que
la cinta sólo es un medio de guarda confiable durante cinco años, después
de los cuales los documentos deberán ser transferidos a cintas nuevas.
Los discos ópticos son mucho más estables, pero el software usado
para tener acceso a los datos guardados en estos discos es susceptible de
volverse obsoleto porque no hay normas de software en esta esfera.
Se debe ser sumamente cuidadoso con la dependencia tecnológica, sobre
todo en aquellos repositorios que carecen de recursos presupuestales
que les permitan enfrentar las situaciones que la tecnología plantea.
La importancia del contexto
Los documentos electrónicos dependen de la disponibilidad de información
contextual necesaria para comprender los documentos en el contexto
de las actividades administrativas y operativas que los produjeron en primer
lugar. Hay que recordar que en el Capítulo I se presentó la idea de que
el contexto en el cual se crean los documentos es crítico para comprender
su propósito y su naturaleza.
La brecha entre las prácticas de la gestión de los documentos y las novedades
de la tecnología de la información debe ser salvada.
La rendición de cuentas y los documentos electrónicos
La falta de una rendición de cuentas y de la responsabilidad asignada es
probablemente uno de los peligros más serios de los documentos electrónicos.
En muchas organizaciones, la rendición de cuentas de los recursos
humanos y financieros es asignada con mucho cuidado y hay penas importantes
por el mal manejo de estos valiosos recursos.
Los documentos son también un recurso valioso pero no reciben el mismo
grado de atención. A esto debe sumársele, en el caso de los documentos
electrónicos, que pueden perderse porque no se asignó a ninguna persona
dentro de la organización la obligación de protegerlos.
Este último punto destaca el hecho de que los documentos electrónicos
son más un problema de gestión que un problema técnico. Los encargados
de los documentos, ya sean éstos activos o inactivos, necesitan establecer
las herramientas y las técnicas necesarias para asegurar que los documen-
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