Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

40 ALICIA CASAS DE BARRÁN
Los documentos vigentes, en el Archivo Administrativo o Central de la
propia institución. La vigencia de los documentos puede ser muy variada, y
por ende muy prolongada a veces. Por ejemplo: la vigencia del expediente
en que obra la resolución de arreglo de la azotea de un edificio universitario
no tendrá la misma duración que los planos de ese mismo edificio, que
estarán vigentes mientras el edificio esté en pie.
Los documentos que cumplen el plazo precaucional de conservación se
ubican en el Archivo Intermedio, donde se efectuará la selección, tema éste
que se verá más adelante. En Iberoamérica, donde los archivos intermedios
son escasos, los documentos en Plazo Precaucional también permanecen
en el Archivo Administrativo hasta su traslado al Archivo Histórico
de la institución, si lo hubiera, o su transferencia a los archivos generales
o nacionales.
Los documentos históricos, inactivos para la institución creadora, se
guardan en el Archivo Histórico de la institución creadora, o en los archivos
generales.
Correspondencia entre Ciclo Vital y Archivo
Fase Pre Archivística
Documentos en Trámite,
Activos
> Archivo de Gestión o de
Tramite
Fase Administrativa Archivo Administrativo
Documentos Vigentes-Plazo Precaucional
Semiactivos
> Archivo Intermedio o de
Concentración
Fase Histórica
Documentos históricos
Inactivos
>
Archivo Histórico
Principio del Continuo
El principio de Ciclo Vital reconoce que los documentos son creados,
usados y mantenidos y de acuerdo con cada situación se dispone de ellos,
bien sea destruyéndolos por ser obsoletos, o preservándolos por su valor
duradero. En este último adquirirán la condición de documentos históricos.