Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Aunque el mantenimiento de documentos ha declinado en muchos países,
ha habido progresos importantes en la esfera de la gestión de documentos
en otros, particularmente en Europa, América del Norte y Australia.
En su mayor parte estos avances han causado poco efecto en los países
que más los necesitan.
En Iberoamérica, falta todavía mucho camino por andar. En la era de la
globalización y de Internet, la adquisición de literatura profesional ha sido
casi imposible, en la mayoría de los países, debido a las malas y costosas
comunicaciones. Súmesele la falta de recursos presupuestarios destinados
a los archivos y a los centros de enseñanza de la disciplina archivística.
Pero aun en los casos en que hubiera sido posible adquirir materiales
educativos tendría que pasar tiempo antes de que fuera posible la aplicación
de los principios en las condiciones cada vez peores.
Como resultado de esta situación, en muchos de los países más necesitados,
pocas veces se ha dado importancia a la gestión de los documentos
y categoría a la especialización profesional.
Los usuarios de la información saben muy bien que hay problemas graves
en la recuperación, pero no saben qué soluciones se necesitan. Las
autoridades administrativas no aprecian las complejidades de establecer y
mantener sistemas de documentos ni reconocen la vinculación que hay
entre el colapso de los sistemas de documentos y el problema mayor de la
administración. Como resultado de este hecho, las reformas del sistema de
documentos administrativos e históricos pocas veces figuran entre las prioridades
de los gobiernos.
En muchos casos, el apoyo a los gobiernos dado por donantes ha exacerbado
esta situación. Los donantes pocas veces han reconocido la importancia
de la administración de documentos para apoyar los objetivos de
reforma de la Administración pública. Sin embargo, la gama creciente de
compromisos gubernamentales apoyados por donantes depende de sistemas
eficientes de mantenimiento de documentos y hace que las demandas
a los sistemas que ya existen sean cada vez mayores.
Algunos de los síntomas de falla en la administración eficiente de los
documentos son:
• La pérdida de control sobre la creación y el uso de los documentos.
• La fragmentación de los documentos oficiales.
• La existencia de versiones diferentes de la misma información y la
falta de un documento definitivo o auténtico.
• La pérdida de información contextual, como el creador y la fecha de
creación del documento.
• La facilidad con la que los documentos electrónicos pueden ser cambiados.
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