Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

44 ALICIA CASAS DE BARRÁN
cumentos. Al describir los documentos, el Archivo se propone proporcionar
información sobre el contenido y el contexto de los documentos.
La clasificación consiste en agrupar los documentos estableciendo clases
siguiendo un orden jerárquico que proviene de los productores de los
documentos. En realidad la clasificación está implícita en la producción
documental.
La comprensión de que los documentos son clasificados y ordenados y
luego descritos de acuerdo con niveles es fundamental para las actividades
de Clasificación y Ordenación, y Descripción. Estos niveles colocan a los
documentos en categorías de acuerdo con la jerarquía, permitiendo que
sean administrados como grupos y no como piezas individuales.
Los diferentes niveles usados al clasificar y ordenar los documentos
son los siguientes:
Institución: este nivel, usado únicamente para la Descripción, se refiere
a la institución que guarda los documentos que se describen, por ejemplo,
el Archivo General de la Nación o el Archivo Corporativo.
Fondo o Grupo: todos los archivos que derivan de una organización o
individuo preciso, por ejemplo, el Ministerio de Educación o Facultad de
Arquitectura.
Subfondo o Subgrupo: aquellos documentos creados por una subdivisión
administrativa o funcional de la organización organizadora que maneja
su propio sistema separado del mantenimiento de documentos, como la
administración de la Suprema Corte dentro del Ministerio de Justicia. (Éste
es un nivel de Clasificación y Ordenación opcional.)
Serie: conjuntos de documentos específicamente organizados que se
mantienen y usan juntos como un sistema en el organismo creador, y de
los cuales se han seleccionado los archivos, tales como correspondencia,
expedientes de caso o legajos personales. Las series se relacionan directamente
con funciones o actividades.
Subserie: El grupo de documentos archivados juntos para facilitar su
uso, como en un folder, un volumen o un registro.
Expediente: Unidad organizada de documentos reunidos bien por el productor
para su uso corriente, bien durante el proceso de organización
archivística, porque se refiere al mismo tema, actividad o asunto. El expediente
es generalmente la unidad básica de la serie.
Unidad documental simple: La unidad archivística más pequeña intelectualmente
indivisible, por ejemplo una carta, una memoria, un informe,
una fotografía, una grabación sonora. 22
22. Las definiciones de expediente y unidad documental proceden de: ISAD (G) Norma internacional
general de descripción archivística. Madrid : Ministerio de Educación Cultura
y Deporte, 2000.