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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Dice Aurelio Tanodi, “Entendemos bajo el término archivo las secciones
de entidades y las instituciones que reúnen, conservan, ordenan, describen,
administran y utilizan la archivalía y eventualmente los documentos
históricos que no son archivalía.”. El término “archivalía” es tomado del
alemán archivalien, y refiere a “todo el material escrito, gráfico,
multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual proveniente de una entidad,
producido o recibido en función de sus actividades o, en general relacionado
con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función
inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos,
jurídicos y científicos o culturales”. 2
Coincidiendo en líneas generales con Tanodi el Diccionario de
Archivología, editado por el Archivo General de la Nación de Colombia,
define archivo: “1) Institución o una parte estructural de ella, que realiza la
recepción, conservación y organización de los documentos para su utilización.
2) Conjunto de documentos producidos y/o acumulados por una persona
o entidad. 3) Recinto donde se guardan documentos públicos y privados.
4) Mueble de oficina dispuesto para archivar documentos”. 3
Por el contrario, el Dicionário de terminologia arquivística poniendo el
acento en el acervo documental y desarrollando los aspectos que fueron ya
mencionados define: “Arquivo 1) Conjunto de documentos que,
independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por
acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas
ou privadas. Ver também: fundo. 2) Entidade administrativa
responsável pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilizaçao
os arquivos sob sua jurisdição. Ver tambén: administração de arquivos;
jurisdição arquivística. 3) Móvel destinado à guarda de documentos”. 4 Consigna
además, términos equivalentes en inglés, francés y español.
El Dictionary of archival terminology del Consejo Internacional de Archivos
atendiendo también las tres acepciones señaladas dice en primer
término que archivo es: “1) Conjunto de documentos sean cuales sean su
fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona
física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el
ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus
sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución
de archivos competente en razón de su valor archivístico. Véase también
documento de archivo. 2) Institución responsable encargada, del tratamien-
2. A. Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Córdoba : Universidad Nacional,
1961.
3. B. Salabarría Abraham, et al.: Diccionario de Archivología. Santa Fe de Bogotá : Archivo
General de la Nación, 1992.
4 . A.M. de A. Camargo, H. L. Bellotto (cord.) : Dicionário deTerminologia Arquivística. Sao
Paulo : AAB.SP, 1996.
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