Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

26 ALICIA CASAS DE BARRÁN
documentos relacionados con la construcción de ese edificio particular.
Estos materiales perderían su significado si fueran sacados y dispersados
del conjunto de documentos relacionados con el trabajo de la Dirección de
Arquitectura y fueran mantenidos como piezas sueltas, sin información
sobre sus orígenes o su contexto.
5. Caracteres externos e internos de los documentos
El soporte de los documentos es muy variado, ha ido cambiando con el
paso del tiempo, como ha habido cambios también en la manera que la
información se fija en el soporte.
Actualmente, en un archivo se puede encontrar desde textos manuscritos
hasta discos ópticos, pasando por mapas cartográficos y cintas de vídeo.
Las características físicas señaladas, como el soporte o el procedimiento
de fijación de la información, corresponden a la materialidad de los documentos,
a los llamados caracteres externos de los mismos.
Asimismo, en los diferentes soportes también se asienta información
que tiene que ver con el autor del documento, el creador, con el destinatario,
o, con el contenido del mensaje, características éstas que identifican y
definen los caracteres internos de los documentos.
Caracteres externos
El carácter externo que refiere al medio o procedimiento por el que se
transmite la información es la Clase. Así podemos encontrar:
• Documentos textuales. Son los que conforman en gran mayoría los
archivos de las administraciones públicas. Textos escritos, en un principio
a mano, luego mecanografiados y a veces impresos.
• Documentos gráficos. Reproducen imágenes, no textuales, con colores
a veces. Ejemplos son los planos, las fotografías, dibujos, etc.
• Documentos audiovisuales. Integran esta clase las películas, las cintas
de vídeo, etc. Conciertan las imágenes con el movimiento y el sonido.
• Documentos sonoros. Discos, cintas magnéticas; contienen y reproducen
palabras o sonidos.
• Documentos informáticos. Producidos en o por computadoras,
disquetes, CD ROM, etc., su lectura sólo es posible mediante un instrumento.
Otro carácter externo de los documentos es el Tipo documental. El Tipo
deriva de la actividad que el documento testimonia. La Administración pública
produce una amplia gama de tipos documentales que podemos encontrar
en sus repositorios. Por ejemplo: leyes que provienen de la actividad
de legislar, informes anuales que son precisos para informar.