Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

80 ALICIA CASAS DE BARRÁN
acuerdo con los principios archivísticos de manera que se preserve su información
contextual.
• La descripción de los documentos de valor permanente de manera que
revelen su contenido a aquellos que buscan información en ellos.
Para alcanzar estas metas es necesario:
• Promulgar y aplicar leyes inclusivas que regulen la gestión de los documentos
a través de todo su Ciclo Vital, independientemente de su medio
y su formato, designando una sola autoridad para supervisar el proceso y
asignar a las otras autoridades involucradas una clara responsabilidad por
sus acciones respectivas en cada una de sus etapas.
• Establecer políticas, procedimientos, sistemas y estructuras para asegurar
el mantenimiento del programa GeDI.
• Preparar planes estratégicos a largo plazo para determinar las prioridades
en el programa.
• Proporcionar recursos adecuados, con inclusión de personal, edificios,
equipo y financiamiento para asegurar la aplicación de esos planes estratégicos
y la sostenibilidad del programa.
• Vigilar y evaluar el programa para valorar su eficiencia y su eficacia (su
valor por el dinero que cuesta) y hacer todos los reajustes estructurales
necesarios.
Prioridades
Por consiguiente, las prioridades para la administración de los documentos
en las administraciones y en los archivos en el siglo XXI son:
• Establecer sistemas de gestión de documentos, en los archivos administrativos
y en los históricos, que ofrezcan un continuo de cuidado durante
el ciclo de vida de los documentos.
• Facilitar la automatización de los sistemas de administración de todos
los documentos.
• Extender los sistemas de gestión de documentos a administraciones
regionales y locales, especialmente en el contexto de la regionalización y
otras iniciativas de descentralización.
• Salvaguardar y proporcionar acceso al legado archivístico nacional y
contribuir con ello a la salvaguarda de la memoria documental de la nación
y del mundo.