Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
El director de la Gestión de documentos es finalmente responsable de
asegurar que todo el personal esté adecuadamente capacitado para realizar
sus labores. El director de la Gestión de Documentos deberá cuidar que
ese personal reciba instrucciones y directrices claras en forma de órdenes,
manuales y guías.
Infraestructura
La infraestructura adecuada es esencial para el funcionamiento apropiado
del servicio de documentos. Se necesitan cuatro tipos de acomodación
particulares que son:
• Archivos de oficina (o archivos de gestión o de trámite) para la guarda
y el uso de los documentos de trámite.
• Archivos centrales para la guarda y recuperación de los documentos
que habiendo cumplido el momento de vigencia, y algunos casos aún vigentes,
como se verá más adelante, pasan a cumplir su plazo precaucional
de conservación.
• Archivos intermedios (concentración) donde son colocados
provisoriamente aquellos documentos, en plazo precaucional, que han dejado
de ser de uso corriente con el objeto de conservarlos hasta su definitiva
incorporación al archivo histórico, o general, o para su eliminación.
• Archivos generales o históricos para la preservación y el uso de los
documentos de guarda permanente o históricos.
Los archivos de oficina, y los archivos administrativos estarán situados
de manera conveniente para los funcionarios a los cuales atiende. Se mantendrán
separados, si fuera el caso, de otras unidades administrativas. Serán
lo suficientemente amplios para albergar los expedientes de trámite y
vigencia y el personal de documentos que los manejan.
La ubicación será segura y estará bien mantenida, y su construcción
será fuerte para que pueda mantener el peso de los expedientes.
Los archivos intermedios (concentración) sirven como instalaciones de
guarda intermedias: reciben y administran todos los documentos, sea cual
fuere su formato, que son retirados de los archivos administrativos; proporcionan
un servicio de referencia basado en los documentos; y se ocupan
de la disposición de los documentos de conformidad con los programas
y planes de disposición.
Los archivos intermedios son instalaciones de guarda temporales o intermedias,
en el sentido de que tienen los documentos desde el momento
que salen o son retirados del archivo administrativo hasta el momento en
que son enviados al archivo histórico (o general) o son destruidos.
99