Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
Entonces se establecería una política de organización en cada departamento
del gobierno para administrar el proceso real de la microfilmación
de materiales. La política de organización podría dictar el tipo de filme que
se usará, el tamaño de las imágenes copiadas, el número de copias de cada
filme que se harán y la manera en que se guardarán y protegerán.
La política de organización proporciona una información específica sobre
políticas y habitualmente se acompaña de información sobre procedimientos,
explicando los pasos diferentes que conlleva la ejecución del proceso
en cuestión.
Los tres documentos de política guían la dirección del gobierno en lo
que respecta al cuidado de los documentos.
La ubicación y la estructura del Archivo en la organización
La información es la piedra angular de las operaciones y la administración
eficientes del gobierno y la ubicación de la Gestión de Documentos
debe reflejar su papel central.
El Archivo Nacional debe ser reconocido como un componente fundamental
de esta Gestión de documentos administrada centralmente.
El Archivo Nacional es el lugar al que llegarán y en el que serán usados
todos los documentos del gobierno que tengan un valor permanente y de
consulta, continuo.
En muchos países –quizás en la mayor parte de ellos– el Archivo Nacional
tiene también un papel como depósito de documentos privados valiosos
que han sido creados fuera del servicio gubernamental pero que son de
interés para la nación. También estos documentos son explotados en la
investigación o la información para provecho de la nación y del interés
público. Asimismo, los archivos regionales y locales suelen adquirir documentos
privados pertinentes a sus jurisdicciones.
La ubicación de las Unidades de Gestión de Documentos
Departamentales
En cada organismo o departamento de un gobierno (o de una empresa),
como el de personal o el de finanzas, transporte o educación, habrá una
Unidad de Gestión de Documentos. El jefe de esta unidad deberá tener un
rango equivalente al de los jefes de otras ramas dentro de esa división, con
líneas de comunicación claras con el jefe del organismo. La responsabilidad
final por la eficacia del trabajo de documentos recaerá en el jefe del
organismo.
Cuando una organización maneja una estrategia de información integrada
que comprende no sólo los documentos sino también datos electrónicos
producidos externamente, materiales bibliográficos y otras fuentes
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