Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

12 ALICIA CASAS DE BARRÁN
chinos producían también textos en seda y a partir del siglo I en el papel
recién comenzado a fabricar.
En Iberoamérica, sólo existen archivos posteriores a la fecha del descubrimiento.
A pesar de que se tienen noticias de existencia de registros de
los aztecas y mayas, éstos fueron destruidos durante la Conquista.
La colonización ibérica en América, dirigida por el Estado, estuvo subordinada,
sobre todo, a los intereses fiscales de las Coronas española y
portuguesa. La tradición judicial inspirada en el Derecho romano muy viva
en los estados ibéricos y el fuerte control estatal sobre los súbditos, hicieron
de la administración la clave de la dominación colonial, y así, la burocracia,
la ley escrita y el expediente se convirtieron en los medios favoritos
del control Real sobre la sociedad y la economía. Esta administración
controladora, que estableciera una comunicación permanente entre el poder
central y el americano, generó la documentación existente hoy en los
archivos americanos. Los contenidos documentales sobre múltiples aspectos
de la vida permiten en el presente, a pesar de las pérdidas, reconstruir
el pasado en sus múltiples facetas, desde la cultural hasta la política.
En la actualidad las Administraciones, asistidas por las tecnologías de
la información y comunicaciones producen grandes masas documentales
que, con escasa organización, son guardadas, y que erróneamente denominamos
archivos. En Uruguay, país carente de políticas archivísticas, es frecuente
encontrar instituciones que no prestan atención a sus documentos
y cuando falta espacio en el depósito que los aloja son dejados en lugares
impropios donde corren peligro de destrucción. Otras, tienen archivos que
son memoria e instrumentos de gestión para la realización de sus actividades
y a la vez fuentes de derecho y de información para los múltiples usuarios
de los mismos.
2. Algunas definiciones
El término archivo tiene en español diversos significados. Designamos
con este nombre el lugar donde se guardan los documentos de cualquier
organización pública o privada, si se le ha destinado a ese fin. Asimismo se
llama archivos a los fondos documentales producidos y recibidos por los
organismos en la realización de sus actividades; y por último, también se
llama archivo a la institución, creada para conservar, organizar y servir los
documentos de una o más organizaciones, dotada de personal responsable
de los mismos. En esta última acepción se juntan continente y contenido,
edificio y fondos documentales.
A continuación algunas definiciones, que resaltan lo institucional unas,
mientras que otras, sin dejar de señalarlo, destacan el aspecto documental.