Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

146 ALICIA CASAS DE BARRÁN
La capacitación hará hincapié en la singularidad y la importancia de los
documentos a su cargo.
Además de proporcionar capacitación es esencial documentar todas
las políticas y los procedimientos que rigen el trabajo del cuidado de
los documentos. Todos los procedimientos se indicarán en un manual
de procedimientos redactado con claridad y que estará disponible
para todo el personal interesado. Este manual se actualizará periódicamente.
De igual, manera, el diseño de todos los formularios estará controlado y
se incluirán copias de los mismos en el manual de procedimientos con
instrucciones sobre la manera de llenarlos.
Desarrollo y expansión de las profesiones de documentos
Para el éxito de cualquier Programa GEDI es esencial el reconocimiento
de los títulos y los méritos profesionales y del estatus del personal responsable
de la gestión de los documentos, ya sean estos administrativos o
históricos.
Como indicamos en el capítulo I, el cuidado de los documentos como
parte de un continuo exige poner fin a la demarcación tradicional entre las
funciones del administrador de documentos y el archivista que viene de la
tradición anglosajona y que se opone a la tradición y desarrollo de la
archivística iberoamericana, como manifestación de la herencia hispánica.
Aunque el proceso de administración en cualquier fase del ciclo de vida
de los documentos puede requerir conocimientos y pericia específicos de
quienes son primordialmente responsables de los documentos en determinada
fase, requerirá también la aportación de conocimiento y de experiencia
de aquellos que han sido o serán responsables de ellos en otras fases
del Ciclo Vital.
Por ende, si bien las funciones de quien esté a cargo de los documentos
corrientes, o de quien sea responsable de los documentos semicorrientes
o no corrientes, son diferentes y seguirán existiendo, en algunos casos,
como actividades separadas, deberán realizarse en una estructura integrada
sin que haya demarcaciones rígidas que limiten la colaboración y el
desarrollo profesionales.
En la actualidad la Archivística integrada, responsable de los documentos
en todo su ciclo de vida, se reconoce como disciplina específica en la
esfera de la administración de la información. Las personas que trabajan
con información registrada deben tener la preparación necesaria, en virtud
de su educación y su capacitación en el cuidado de los documentos.