Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

More documents

Recommendations

Info

70 ALICIA CASAS DE BARRÁN tos electrónicos sean gestionados apropiadamente y que esas herramientas no sean tan sólo de orden técnico sino, lo que es más importante, que atiendan a los cambios administrativos principales en la organización. Requisitos para la automatización Las computadoras se están convirtiendo en una parte integral de las organizaciones en todo el mundo. A pesar de los retos que las tecnologías electrónicas plantean a la gestión de los documentos, tanto en los archivos administrativos como en los históricos, la cuestión no es si hay que automatizar o no, sino cuándo y cómo hacerlo. Las ventajas de la automatización sólo se alcanzan si se cuenta con una infraestructura apropiada para apoyarla. Esta infraestructura incluye: • Una legislación apropiada. • Estructuras administrativas adecuadas y asignación de responsabili dades. • Subsidios adecuados para mejorar y apoyar el sistema de computadoras. • Asignaciones presupuestarias suficientes para pagar todos los costos • Objetivos y diseño del proyecto realista. • Información de base bien organizada, precisa y fácilmente accesible. • Suministro de energía eléctrica confiable. • Procedimientos de respaldo y guarda realistas; • Condiciones ambientales y seguridad física apropiadas. • Número adecuado de personal de tecnología de la información con niveles de capacidad apropiados. • Personal de información de tecnología pagado de conformidad con los sueldos del mercado. La introducción de soluciones técnicas sin haber satisfecho las condiciones necesarias no hará más que aumentar la vulnerabilidad de los documentos públicos. Esto ocurre particularmente en países que tienen recursos limitados y que se enfrentan a enormes obstáculos para tener acceso a las tecnologías nuevas. La instalación de un sistema electrónico superpuesto a un sistema basado en papel que se ha colapsado no hará mas que comprometer seriamente las capacidades existentes y futuras para el mantenimiento de documentos. En otras palabras, es muy probable que la automatización de una situación caótica cree más caos aún. Se volverá sobre este tema más adelante.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA 4. Reconocimiento de los documentos como un recurso estratégico Todos los factores mencionados anteriormente –la importancia del mantenimiento de documentos para la Rendición de Cuentas, el deterioro o el colapso de los sistemas de documentos, y el efecto de las computadoras en los documentos– están obligando a los responsables de los documentos y a los archivistas a considerar de nueva cuenta sus responsabilidades y sus relaciones entre sí. Sobre todo, en aquellos países donde la gestión de documentos corrientes y semicorrientes no ha sido considerada como una función archivística. Tradicionalmente, la gestión de los documentos corrientes y semicorrientes, y la gestión de los documentos históricos, se consideraron dos disciplinas separadas. Los administradores eran responsables del cuidado de los archivos de trámite que se guardaban en las oficinas; los archivistas adquirían y preservaban los documentos históricos bien fueran de fuentes públicas o privadas y cuidaban de que estuvieran disponibles para la consulta. La Gestión de documentos, si se reconocía, era considerada como una función administrativa de un gobierno o de una empresa. La tarea archivística se consideraba como una actividad cultural, estrechamente relacionada con la labor de los museos y de las bibliotecas. Aunque los dos grupos eran finalmente responsables de la misma actividad –la preservación de documentos y la disponibilidad de los mismos– solían funcionar independientemente y, en ocasiones, duplicaban sus esfuerzos o descuidaban las preocupaciones del otro. Los depósitos archivísticos nacionales tienen un papel crucial en la preservación del legado documental de la sociedad, ya que aseguran su integridad y hacen que estén disponibles para una gran variedad de usuarios, desde eruditos hasta ciudadanos ordinarios. Éste es un servicio esencial para la sociedad. Pero la capacidad de los depósitos archivísticos para proporcionar este servicio está en peligro. Aun cuando los Archivos Nacionales cuidan de los documentos históricos valiosos, no pueden garantizar su adquisición y su preservación sin tener lazos más estrechos con los creadores y administradores de los documentos. “En algunos países [iberoamericanos], la ausencia de relacionamiento entre los archivos nacionales y el resto de la administración resultó en la imposibilidad de que los archivos fueran rectores en materia de gestión de documentos y que ellos a su vez sean hoy sólo los custodios de los documentos que reciben en fase histórica con desconocimiento del proceso de creación y gestión de los mismos. [Paraguay, Uruguay] 71
Page 1 and 2:
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR P
Page 3 and 4:
Page 5 and 6:
Page 7 and 8:
Page 9 and 10:
Page 11 and 12:
Page 13 and 14:
Page 15 and 16:
Page 17 and 18:
Page 19 and 20: GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR P
Page 69: GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR P
Page 73 and 74: RESUMEN GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL
Page 107 and 108: RESUMEN GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL
Page 121 and 122:
Page 123 and 124:
Page 125 and 126:
Page 127 and 128:
Page 129 and 130:
Page 131 and 132:
Page 133 and 134:
Page 135 and 136:
Page 137 and 138:
Page 139 and 140:
Page 141 and 142:
Page 143 and 144:
Page 145 and 146:
Page 147 and 148:
Page 149 and 150:
Page 151 and 152:
RESUMEN GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL
Page 153 and 154:
Page 155 and 156:
Page 157 and 158:
Page 159 and 160:
show all

Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?