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GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA ARCHIVÍSTICA
4. Reconocimiento de los documentos como un recurso estratégico
Todos los factores mencionados anteriormente –la importancia del mantenimiento
de documentos para la Rendición de Cuentas, el deterioro o el
colapso de los sistemas de documentos, y el efecto de las computadoras en
los documentos– están obligando a los responsables de los documentos y
a los archivistas a considerar de nueva cuenta sus responsabilidades y sus
relaciones entre sí. Sobre todo, en aquellos países donde la gestión de documentos
corrientes y semicorrientes no ha sido considerada como una
función archivística.
Tradicionalmente, la gestión de los documentos corrientes y
semicorrientes, y la gestión de los documentos históricos, se consideraron
dos disciplinas separadas. Los administradores eran responsables del
cuidado de los archivos de trámite que se guardaban en las oficinas; los
archivistas adquirían y preservaban los documentos históricos bien fueran
de fuentes públicas o privadas y cuidaban de que estuvieran disponibles
para la consulta. La Gestión de documentos, si se reconocía, era considerada
como una función administrativa de un gobierno o de una empresa. La
tarea archivística se consideraba como una actividad cultural, estrechamente
relacionada con la labor de los museos y de las bibliotecas.
Aunque los dos grupos eran finalmente responsables de la misma actividad
–la preservación de documentos y la disponibilidad de los mismos–
solían funcionar independientemente y, en ocasiones, duplicaban sus esfuerzos
o descuidaban las preocupaciones del otro.
Los depósitos archivísticos nacionales tienen un papel crucial en la preservación
del legado documental de la sociedad, ya que aseguran su integridad
y hacen que estén disponibles para una gran variedad de usuarios,
desde eruditos hasta ciudadanos ordinarios. Éste es un servicio esencial
para la sociedad.
Pero la capacidad de los depósitos archivísticos para proporcionar este
servicio está en peligro. Aun cuando los Archivos Nacionales cuidan de los
documentos históricos valiosos, no pueden garantizar su adquisición y su
preservación sin tener lazos más estrechos con los creadores y administradores
de los documentos.
“En algunos países [iberoamericanos], la ausencia de
relacionamiento entre los archivos nacionales y el resto de la
administración resultó en la imposibilidad de que los archivos
fueran rectores en materia de gestión de documentos y que ellos
a su vez sean hoy sólo los custodios de los documentos que
reciben en fase histórica con desconocimiento del proceso de
creación y gestión de los mismos. [Paraguay, Uruguay]
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