Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

110 ALICIA CASAS DE BARRÁN
• La Gestión de documentos en archivos intermedios.
• La Gestión de documentos históricos.
1. La organización y el control de los documentos
El primer paso en la Gestión de Documentos durante todo su Ciclo Vital
es organizar y controlar los documentos en el punto de creación y uso:
como acervo de archivos de gestión, también llamados de oficina o de trámite.
Los archivos de gestión están conformados por documentos
que son regularmente usados para la realización
de los quehaceres corrientes de una institución
o de un individuo. A estos documentos también se les
llama documentos corrientes.
El propósito de administrar los documentos de los archivos de trámite
es asegurar la eficiencia y economía en las operaciones de oficina, controlar
la creación y el uso de información y proteger información valiosa de
daños o pérdidas.
Los documentos de trámite son mantenidos normalmente en su oficina
de origen o en una oficina de documentos o reguladora de trámites. Debe
tenerse en cuenta que estos documentos revisten una gran movilidad para
cumplir con los objetivos por los que han sido creados. Son usados principalmente
por funcionarios de la institución creadora, pero otros organismos
externos o internos (como el Departamento del Auditor General o su
equivalente) pueden tener derecho o necesidad de acceso a ellos en ciertas
circunstancias.
Salvo en los países en los que la información es libre, los archivos intermedios
no están normalmente disponibles para la investigación pública
aun cuando algunos, como los registros de las compañías, pueden estar
abiertos a la inspección pública por ley.
Los pasos que conlleva la organización y el control de los archivos intermedios
incluyen:
• El análisis y la reestructuración de los Sistemas de documentos.
• El mantenimiento del Sistema de documentos.
• La elaboración y aplicación de sistemas de clasificación.
• La elaboración y aplicación de programas de documentos.
• La valoración de los documentos y la retención de aquellos que tienen
un valor continuo mientras se dispone de los documentos históricos.
Cada uno de estos pasos se indica en las páginas siguientes.