Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

128 ALICIA CASAS DE BARRÁN
3. La gestión de los documentos en Archivos intermedios
El siguiente paso fundamental del tratamiento de los documentos es la
gestión de los documentos en plazo precaucional de conservación que por
lo general son guardados en Archivos intermedios. Como ya se ha dicho,
los organismos que carecen de estos repositorios mantienen estos documentos
en los archivos centrales.
Cuando los documentos han perdido su vigencia se vuelven documentos
de concentración, algunos de ellos, de acuerdo con programas de disposición,
pueden ser destruidos por carecer de valor.
Sin embargo, la mayoría de los documentos será trasladada a los Archivos
intermedios, a un lugar central aparte donde pueden ser mantenidos a
bajo costo, con seguridad, usados, por sus propietarios y por quienes ellos
autoricen, como fuente de información, y llegado el momento evaluados,
destruidos o transferidos a los archivos históricos.
Los pasos que conlleva la Gestión de documentos en Archivos intermedios
incluyen:
• El establecimiento y mantenimiento de instalaciones fuera del lugar.
• El traslado, la guarda y la recuperación de los documentos de acuerdo
con programas de disposición de los mismos.
• Evaluación, selección y disposición de los documentos por personal
profesional.
Establecimiento y mantenimiento de las instalaciones
de Archivos intermedios
En general, los documentos que han cumplido su vigencia se trasladan
a un Archivo Intermedio.
El Archivo intermedio es un edificio planeado o adaptado
para la guarda, el mantenimiento, y el uso a bajo
costo de documentos en plazo precaucional pendientes
de su disposición final.
Las funciones de un Archivo intermedio son:
• Recibir y administrar todos los documentos, en cualquier formato, que
son retirados de los archivos administrativos.
• Proporcionar un servicio de información basado en los documentos.
• Disponer de todos los documentos mantenidos de acuerdo con los programas
de disposición.