Gestión de documentos del sector público desde una - International ...

136 ALICIA CASAS DE BARRÁN
tuvieron en uso activo. La terminología y los procedimientos que siguen
están de acuerdo con las normas y las prácticas internacionales.
La clasificación y ordenación precede a la descripción, pero es parte del
mismo proceso. Habitualmente se efectúa clasificando los materiales en
algún lugar de trabajo apropiado. Si los materiales han sido recibidos en
buen orden, el proceso será directo. Cuando los materiales han sido recibidos
desordenados, la clasificación y ordenación puede precisar alguna investigación
con el fin de establecer el sistema y el orden originales.
Los niveles de clasificación y ordenación, como se describen en el capítulo
I, son la institución, el fondo, el subfondo, la serie, la subserie, la
unidad documental compuesta, que los anglosajones llaman unidad de expediente
y la unidad documental simple o pieza.
Descripción documental
A medida que los documentos son clasificados y ordenados deberán
ser, también descritos.
Hay varios tipos de instrumentos de descripción que el depósito
archivístico puede crear. Por su orden: guía, inventario, catálogo e instrumentos
auxiliares, índices, registros, listas y relaciones sumarias. Uno de
los instrumentos más útiles es la guía archivística.
La guía de los fondos consiste en una sucesión de descripciones de
todas las series que se guardan. La guía no da detalles de las unidades
documentales o las piezas dentro de una serie. La guía es el instrumento
de consulta general del contenido del Archivo.
Antes de describir los subfondos y las series, la guía debe esbozar la
historia administrativa de la organización que creó los documentos, explicar
los procesos que dieron como resultado los materiales e indicar la historia
de la custodia subsiguiente de los materiales.
Se indicará cualquier legislación o cualesquier políticas pertinentes y
también se señalarán los cambios administrativos y de organización. Si es
posible hallar información en otras fuentes, como libros, artículos y tesis
publicados, se mencionarán también. Sin embargo, la historia administrativa
se incluye para ayudar a los lectores a comprender e interpretar los
documentos. Se excluirá todo lo que no sea pertinente.
Otro tipo de instrumento de consulta es el inventario. Una vez que los
documentos han sido clasificados en series y ordenados dentro del fondo
se estará en condiciones de hacer un inventario. El inventario es el instrumento
que describe todas las series de un fondo manteniendo la relación
con el origen y señalando su localización en el depósito. Sirve de control al
archivista y orienta y brinda información a los usuarios externos del Archivo.