Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 6
gerne er tilgængelige for myndigheden selv. Kan oplysningerne ikke fremskaffes
ved rutinemæssige ekspeditioner, er de undtaget fra aktindsigt.
2.2.3.2.2. Indkommet til offentlig myndighed
2.2.3.2.2.1. Et dokument bliver omfattet af offentlighedsprincippet, når det er
”indkommet til” eller ”oprettet af ” en myndighed.
Dokumenter som modtages udefra – fra private eller andre offentlige myndigheder
– er som udgangspunkt undergivet aktindsigt. Sådanne udefra kommende
dokumenter bliver omfattet af aktindsigt, når de er ankommet til myndighedens
lokaler eller kommet den pågældende medarbejder i hænde (TFF,
kapitel 2, § 7).
Et dokument er således indkommet, når dokumentet er modtaget af den
journalførende person eller en anden kompetent repræsentant for myndigheden.
Det er ikke afgørende, om dokumentet er journaliseret. Dokumentets ydre
form eller færdiggørelsesgrad er heller ikke afgørende. Både dokumenter, der
fremstår som endelige, og dokumenter, der blot fremtræder som oplæg, forslag,
udkast og foreløbige ekspertrapporter, er omfattet af aktindsigt, når de er kommet
udefra til myndigheden.
En optagelse er indkommet til en myndighed, når en anden har gjort den
tilgængelig for myndigheden på en sådan måde, at myndigheden kan læse den,
aflytte den eller på anden måde opfatte den. Den anden, der sigtes til, er en
anden myndighed eller eventuelt en privat virksomhed.
Edb-oplysninger bliver undergivet aktindsigt, når en myndighed opkobles
på et privat datasystem. Derimod er oplysninger ikke indkommet blot som følge
af, at en tjenestemand hos den myndighed som ejer og gør brug af et register,
slår op i registeret.
Tilbud i forbindelse med licitationer og/eller i andre konkurrencebetonede
sager, som skal indleveres i forseglet tilstand, anses først for indkommet på det
tidspunkt, hvor det er bestemt, at de må åbnes (TFF, kapitel 2, § 6, stk. 2).
2.2.3.2.2.2. Som nævnt er dokumenter, der modtages udefra som udgangspunkt
undergivet aktindsigt. Dette udgangspunkt fraviges imidlertid i en række
tilfælde.
Det gælder for det første i det tilfælde, hvor et dokument modtages fra en
anden myndighed for at modtagermyndigheden kan tage stilling til, om der
er tale om en almen handling, eller hvis et såkaldt ”mellanprodukt” (jf. pkt.
2.2.3.3.4) modtages i konsultationsøjemed.
114