Betænkning om offentlighedsloven Bind 1 - Borger.dk

Offentlighedskommissionens betænkning – Kapitel 4
Det gælder for det første, hvis dokumenterne bliver afgivet til udenforstående,
f.eks. en anden myndighed eller en privatperson. I et sådant tilfælde betragtes
dokumentet i almindelighed ikke længere som internt.
For det andet er visse særlige typer af interne dokumenter, der foreligger
i endelig form undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler. Det gælder
dokumenter, som alene gengiver myndighedens endelige beslutning om
en sags afgørelse (§ 8, nr. 1) og dokumenter, der alene indeholder en gengivelse
af oplysninger, som myndigheden efter § 6 har haft pligt til at notere (§ 8, nr.
2). Det gælder endvidere for selvstændige dokumenter, der er udarbejdet af
en myndighed for at tilvejebringe bevismæssig eller anden tilsvarende klarhed
med hensyn til en sags faktiske omstændigheder (§ 8, nr. 3), og dokumenter,
der indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper
(§ 8, nr. 4).
For det tredje gælder der efter lovens § 11 en pligt til at ekstrahere oplysninger
fra interne arbejdsdokumenter. Der vil efter denne bestemmelse være
adgang til – efter lovens almindelige regler – at blive gjort bekendt med faktiske
omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet.
Det forhold, at de nævnte (interne) dokumenter og ekstraherede oplysninger
er undergivet aktindsigt efter lovens almindelige regler betyder på den ene
side, at de ikke kan undtages fra aktindsigt efter lovens § 7, men på den anden
side, at dokumentet eller oplysningerne efter omstændighederne kan undtages
efter lovens øvrige undtagelsesbestemmelser i §§ 12-14.
Foruden at interne arbejdsdokumenter som udgangspunkt er undtaget
fra retten til aktindsigt, kan en række dokumenter, der er nævnt i lovens § 10,
undtages. Det gælder således bl.a. referater af møder mellem ministre (§ 10,
nr. 1) og brevveksling mellem ministre om lovgivning (§ 10, nr. 2). Det gælder
endvidere for dokumenter, der udveksles i forbindelse med, at en myndighed
udfører sekretariatsopgaver for en anden myndighed (§ 10, nr. 3) samt for myndigheders
brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse
af, om retssag bør føres (§ 10, nr. 4). Herudover gælder det for materiale, der
tilvejebringes som grundlag for udarbejdelse af offentlig statistik eller videnskabelige
undersøgelser (§ 10, nr. 5).
For sådanne dokumenttyper gælder også bestemmelsen i lovens § 11 om
ekstraheringspligt, der er kort omtalt ovenfor.
2.4.3. Efter offentlighedslovens §§ 12 og 13 kan visse oplysninger i dokumenter,
der er undergivet aktindsigt, undtages af hensyn til nogle nærmere angivne offentlige
eller private interesser.
41